Подсистема управления конфигурациями и активами: справочники
В системе учета активов 2.0 содержится более 20 справочников, которые помогают систематизировать всю необходимую информацию для организации полноценного процесса управления активами.
Справочники
Справочники, о которых вы узнаете более подробно в этом разделе:
«Классификатор»,
«База данных управления конфигурациями»,
«Связи объектов»,
«Эталонное программное обеспечение»,
«Эталонное аппаратное обеспечение»,
«Локации»,
«Виды локаций»,
«Рабочие места»,
«Контрагенты»,
«Склады (места хранения)»,
«Склады»,
«Места хранения»,
«Лицензии»,
«Программное обеспечение»,
«Номенклатура»,
«Характеристики номенклатуры»,
«Серии номенклатуры»,
«Объекты строительства»,
«Основные средства»,
«События с основными средствами»,
«Причины списания»,
«Причины списания ОС».
Справочник «Классификатор»
Справочник «Классификатор» предназначен для определения иерархии видов конфигурационных единиц, которые заполняются в конфигурационной базе данных. Справочник доступен по ссылке «Классификатор» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами».
Справочник «Классификатор конфигурационной базы данных»
Форма элемента справочника содержит 3 вкладки:
«Общие параметры»,
«Параметры»,
«База знаний».
На вкладке «Общие параметры» расположены следующие реквизиты.
«Код» — номер объекта в системе.
«Наименование» — наименование классификатора.
«Группа классификаторов» — поле объекта, по которому будет строиться иерархия классификаторов.
«Инвентарный номер». Если флаг в данном поле установлен, то при добавлении новой КЕ (если в параметрах системы установлен флаг «Использовать упрощенную систему активов») в карточке «Конфигурационные единицы» при выборе данного классификатора появится поле «Инв. номер» (если используется упрощенная система учета активов), которое заполняется автоматически значением поля «Инвентарный номер» при проведении документа поступления (если используется упрощенная система учета активов). Если флаг в данном поле классификатора установлен и в «Параметрах системы» включен флаг «Активы 2.0», при проведении документа поступления или движения КЕ поле «Инв. номер» становится обязательным для заполнения, документы без указания инвентарного номера не проведутся. В карточке «Конфигурационные единицы» в группе настроек «Учетные данные в системе управления активами 2.0» поле «Инвентарный номер» заполнится автоматически данными из поля «Инв. номер» документа «Движение КЕ».
«Политика присвоения Инвентарного номера» — группа настроек, предназначения для определения способа присвоение инвентарного номера КЕ при использовании системы учета активов 2.0
При нажатии на кнопку «Загрузить изображение» можно загрузить изображение данного элемента из имеющихся в системе (при выборе пункта «Выбрать из библиотеки») или из других файлов (при выборе пункта «Загрузить из файла»).
На вкладке «Параметры» необходимо внести виды параметров классификатора конфигурационной единицы, которые выбираются из плана видов характеристик «Параметры объектов».
На вкладке «База знаний» можно указать связи классификатора со статьями и решениями базы знаний.
Справочник используется при заполнении справочника «Конфигурационные единицы».
Форма элемента справочника «Классификатор конфигурационной базы данных»
Справочник «База данных управления конфигурациями»
Справочник «Конфигурационные единицы» предназначен для хранения перечня конфигурационных единиц, зарегистрированных в системе. Справочник доступен по ссылке «База данных управления конфигурациями» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами».
Конфигурационными единицами (КЕ) являются сущности, которые участвуют в процессе предоставления услуг (компьютеры, программное обеспечение, мобильные телефоны, документация, регламенты и др.). Перед заполнением справочника рекомендуется определить иерархию видов конфигурационных единиц в справочнике «Классификатор».
Справочник «Конфигурационные единицы» хранит перечень КЕ для каждого клиента, на которые распространяются услуги, оказываемые компанией — поставщиком услуг.
Справочник «Конфигурационные единицы»
Форма справочника содержит следующую информацию:
иерархический список классификаторов КЕ с указанием наименования классификатора КЕ и количеством КЕ в классификаторе;
список классификаторов КЕ с указанием наименования выбранной КЕ;
параметры выбранной КЕ, наименование рабочего места, за которым закреплена КЕ, и пользователь КЕ.
Реализована возможность поиска КЕ по параметрам на форме списка. При поиске следует учитывать следующие ограничения: поиск не выполняется по параметрам с типами «Булево», «Дата» и «Число».
Информацию в конфигурационную базу данных можно загрузить из системы аудита MS SCCM или из файлов формата XML, сформированных системой Everest (подробнее см. «Руководство администратора Итилиум»).
Элемент справочника «Конфигурационные единицы» реализован в виде формы, содержащей 10 закладок:
«Общая информация»,
«Параметры объекта»,
«Связанные единицы»,
«Штрихкоды»,
«Активы»,
«Регламентные работы»,
«Управление доступом»,
«Внешние договоры»,
«Файлы»,
«База знаний».
Через пункт меню «Печать» можно сформировать четыре типа отчетов: отчет о связях элемента конфигурационной базы данных с услугами и клиентами, отчет по параметрам доступа, отчет движения КЕ, отчет по обращениям и нарядам, связанным с КЕ.
С помощью кнопки «Печать»/«Обращения и наряды, связанные с КЕ» можно сформировать информационный отчет о связанных с КЕ обращениях и нарядах, выбрав вариант в командной панели формы отчета по кнопке «Выбрать вариант…».
Отчет о связанных с КЕ обращениях и нарядах
С помощью кнопок «История» и «Краткая история» на верхней командной панели формы можно просматривать отчеты по истории изменений конфигурационной единицы.
Отчет по истории изменений конфигурационной единицы
Вкладка «Общая информация» содержит следующие реквизиты.
«Код» — номер объекта в системе.
«Наименование» — наименование КЕ.
«Оценка» — оценка влияния конфигурационной единицы на динамический приоритет (см. раздел «Динамические приоритеты»).
«Клиент» — клиент, которому принадлежит право собственности на данную КЕ, выбирается из справочника «Клиенты».
«Классификатор» — классифицирующий признак, указывающий класс, к которому относится элемент конфигурационной базы данных; выбирается из справочника «Классификатор конфигурационной базы данных».
«Доп. аналитика» — дополнительная аналитика по КЕ.
«МОЛ» — отображается, если в параметрах системы установлен флаг «Использовать упрощенную систему активов» или флаг «Использовать систему учета активов 2.0»; содержит наименование материально ответственного лица; сведения берутся из следующих документов упрощенной системы учета активов — «Поступление активов», «Перемещение активов», «Списание активов»; расширенной системы учета активов — «Движение КЕ», «Инвентаризация КЕ», «Перемещение активов в эксплуатации».
«Местоположение» — отображается, если в параметрах системы установлен флаг «Использовать упрощенную систему активов» или флаг «Использовать систему учета активов 2.0»; содержит наименование местоположения КЕ; сведения берутся из следующих документов упрощенной системы учета активов — «Поступление активов», «Перемещение активов», «Списание активов»; расширенной системы учета активов — «Движение КЕ», «Инвентаризация КЕ», «Перемещение активов в эксплуатации».
«Описание» — описание КЕ, указываются дополнительные характеристики, параметры.
«Владелец (для согласования документов)» — владелец КЕ используется при согласовании документов.
«Основание» — документ, на основании которого редактируется КЕ («Изменение», «Наряд», «Обращение», «Обслуживание», «Принятие к учету ОС», «Проблема», «Релиз», «Событие», «Соглашение об уровне услуг», «Требование-накладная», «Инвентаризация КЕ», «Инвентаризация активов в эксплуатации»), либо строка с описанием причины редактирования КЕ. При установке соответствующей настройки в параметрах системы (см. «Руководство администратора Итилиум») поле может стать обязательным для заполнения.
Вкладка «Общая информация»
Вкладка «Параметры объекта» содержит реквизиты:
«Вид параметра» — вид параметра КЕ, который выбирается из плана видов характеристик «Параметры объектов»;
«Параметр» — значение указанного параметра, которое выбирается из справочника «Значения параметров объектов».
При выборе определенного классификатора на вкладке «Общая информация» (для которого указан набор параметров по умолчанию) набор параметров на вкладке «Параметры объекта» заполняется автоматически.
Вкладка «Параметры объекта»
Вкладка «Связанные единицы» содержит реквизиты:
«Классификатор» — класс, к которому относится элемент конфигурационной базы данных;
«Связанный объект» — элемент конфигурационной базы данных, работа которого может влиять на работу текущего элемента конфигурационной базы данных;
«Тип связи» — связь, которая назначена между связанными элементами, выбирается из справочника «Связи объектов»;
«Параметр связи» — задает дополнительные параметры, характеризующие связь между объектами.
При выборе необходимой даты в поле «Конфигурационные единицы на» можно просмотреть список конфигурационных единиц на эту дату.
Вкладка «Связанные единицы»
При нажатии на кнопку «Вывести графическое представление» можно получить графическое представление для связанных элементов конфигурационной базы данных.
Графическое представление связей конфигурационных единиц
На вкладке «Штрихкоды» отображается информация о штрихкодах для выбранной конфигурационной единицы: «Штрихкод», «Тип штрихкода».
Вкладка «Штрихкоды». Система учета активов 2.0
Для прикрепления активов к элементу конфигурационной базы данных используется вкладка «Активы». Сведения заполняются автоматически из документов «Принятие к учету ОС», «Требование-накладная», «Передача материалов в эксплуатацию», «Поступление материалов, услуг, лицензий» при условии ведения бухгалтерского учета активов.
Вкладка «Активы». Бухгалтерская система учета активов
После установки отметки «Использовать упрощенную систему активов» в обработке «Параметры системы» становится доступным упрощенный учет активов. В этом случае сведения на вкладке «Активы» заполняются автоматически из документов «Поступление активов», «Комплектация активов», «Расход материалов».
Вкладка «Активы». Упрощенная система учета активов
На вкладке «Регламентные работы» отображаются настройки всех регламентных работ, выполняемых с данной конфигурационной единицей: Вид регламентной работы (берется из справочника «Виды регламентных работ»), Расписание регламентной работы (берется из справочника «Расписания регламентных работ»), Шаблон наряда (берется из справочника «Шаблоны нарядов»).
Вкладка «Регламентные работы»
Вкладка «Управление доступом» предназначена для задания параметров доступа пользователей и их значений к конфигурационной единице. Информация носит справочный характер.
Вкладка «Управление доступом»
С помощью кнопки «Печать»/«Отчет по параметрам доступа» можно сформировать информационный отчет о параметрах доступа пользователей к КЕ.
Отчет по параметрам доступа
Вкладка «Внешние договора» предназначена для отображения внешних договоров, с которыми связана данная КЕ. Сведения заполняются автоматически из документа «Внешний договор».
Вкладка «Внешние договора»
На вкладке «Файлы» можно вести учет перечня файлов (любого формата), которые связаны с данной конфигурационной единицей (это могут быть технические задания, чертежи и т.д.).
Вкладка «Файлы»
На вкладке «База знаний» можно указывать список связанных с конфигурационной единицей статей и решений базы знаний.
Вкладка «База знаний»
Справочник «Связи объектов»
Справочник «Связи объектов» предназначен для хранения перечня связей, возникающих между объектами обслуживания. Справочник доступен по ссылке «Связи объектов» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами».
У каждой связи должна быть обратная ей связь, т.е. если есть связь, например, «включает», то ей должна быть задана обратная связь, например «входит». Таким образом получается, что объект А включает объект В, а объект В входит в объект А.
Справочник используется при заполнении конфигурационной базы данных. При создании связи реквизит «Обратная связь» заполняется элементом текущего справочника.
Справочник «Связи объектов»
Справочник «Эталонное программное обеспечение»
Справочник «Эталонное программное обеспечение» предназначен для хранения списка эталонного программного обеспечения. Справочник доступен по ссылке «Эталонное программное обеспечение» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами».
Форма элемента справочника имеет следующий вид.
Форма элемента справочника «Эталонное ПО». Вкладка «Общие параметры»
На командной панели окна формы элемента расположена кнопка «Создать КЕ», позволяющая создать новую конфигурационную единицу на основании введенных данных эталонного программного обеспечения.
На вкладке «Общие параметры» находятся реквизиты:
«Код» — код объекта в системе;
«Наименование» — краткое наименование ПО;
«Полное наименование» — полное наименование ПО;
«Классификатор» — классифицирующий признак, указывающий класс, к которому относится элемент эталонного программного обеспечения; выбирается из справочника «Классификатор конфигурационной базы данных»;
«Версия» — версия ПО;
«Описание» — дополнительная информация о ПО.
На вкладке «Параметры» в табличной части задаются параметры эталонного ПО: вид параметра (выбирается из плана видов характеристик «Параметры объектов») и значение параметра (выбирается из справочника «Значения параметров объектов»).
На вкладке «Файлы» находятся прикрепленные к элементу справочника файлы.
Форма элемента справочника «Эталонное ПО». Вкладка «Параметры»
Справочник «Эталонное аппаратное обеспечение»
Справочник «Эталонное аппаратное обеспечение» предназначен для хранения списка эталонного аппаратного обеспечения. Справочник доступен по ссылке «Эталонное аппаратное обеспечение» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами».
Форма элемента справочника «Эталонное аппаратное обеспечение». Вкладка «Общие параметры»
На командной панели окна формы элемента расположена кнопка «Создать КЕ», позволяющая создать новую конфигурационную единицу на основании введенных данных эталонного аппаратного обеспечения.
На вкладке «Общие параметры» находятся реквизиты:
«Код» — код объекта в системе;
«Наименование» — краткое наименование аппаратного обеспечения;
«Полное наименование» — полное наименование аппаратного обеспечения;
«Классификатор» — классифицирующий признак, указывающий класс, к которому относится элемент эталонного аппаратного обеспечения; выбирается из справочника «Классификатор конфигурационной базы данных»;
«Версия» — версия аппаратного обеспечения;
«Описание» — дополнительная информация об аппаратном обеспечении.
На вкладке «Параметры» в табличной части задаются параметры эталонного аппаратного обеспечения: «Вид параметра» (выбирается из плана видов характеристик «Параметры объектов») и значение параметра (выбирается из справочника «Значения параметров объектов»). На вкладке «Файлы» находятся прикрепленные к элементу справочника файлы.
Форма элемента справочника «Эталонное аппаратное обеспечение»: вкладка «Параметры»
Справочник «Локации»
Справочник системы учета активов 2.0 «Локации» предназначен для задания местоположения конфигурационной единицы:
«Код» — уникальный идентификатор элемента справочника, автоматически формируемый системой;
«Наименование» — название локации;
«Группа локаций» — группа, к которой относится локация;
«Вид» — вид данной локации.
Форма элемента справочника «Локации»
Справочник «Виды локаций»
Справочник системы учета активов 2.0 «Виды локаций» предназначен задания типа локации:
«Код» — уникальный идентификатор элемента справочника, автоматически формируемый системой;
«Наименование» — название типа локации;
«Картинка» — картинка, загружаемая из файла, которую можно прикрепить к данному типу локаций.
Форма элемента справочника «Виды локаций»
Справочник «Рабочие места»
Справочник «Рабочие места» предназначен для прикрепления конфигурационных единиц к рабочему месту. Справочник доступен по ссылке «Рабочие места» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами».
Все рабочие места привязываются к клиенту организации. Рабочее место назначается контактному лицу в справочнике «Пользователи».
На форме справочника содержится информация о клиенте, о пользователях клиента и рабочих местах, закрепленных за пользователями.
Справочник «Рабочие места»
Форма элемента справочника «Рабочие места» содержит следующие реквизиты:
«Наименование» — наименование рабочего места;
«Группа»;
«Клиент» — клиент, у которого находится рабочее место. выбирается из справочника «Клиенты»;
«Ответственный» — лицо, ответственное за рабочее место. Выбирается из справочника «Физ. лица»;
«Описание» — описание рабочего места;
«Обслуживаемые КЕ на <дата>» — показывает, по состоянию на какую дату отображается список КЕ;
табличная часть «Конфигурационная единица» — список КЕ, закрепленных за рабочим местом; КЕ выбираются из справочника «Конфигурационные единицы».
Форма элемента справочника «Рабочие места»
Справочник «Контрагенты»
Справочник «Контрагенты» предназначен для хранения юридической и контактной информации о контрагентах ИТ-организации. Справочник доступен по ссылке «Контрагенты» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами».
На вкладке «Параметры» содержатся основные юридические реквизиты контрагента:
«Код»;
«Код бухгалтерии»;
«Название контрагента»;
«Полное наименование»;
«Юр./физ. лицо»;
«Нерезидент»;
«Основной банковский счет»;
«ИНН»;
«КПП»;
«Код по ОКПО»;
«Комментарий»;
«Руководитель»;
«Контактное лицо»;
«Получатель/Поставщик».
На вкладке «Контактная информация» заносится контактная информация контрагента: фактический и юридический адреса, телефон, веб-страница и т.д.
Справочник «Контрагенты»
Внимание!
Только после внесения контрагента в регистр сведений «Список контрагентов, оказывающих услуги по внешним договорам» с ним становится возможным заключить внешний договор.
С помощью панели навигации справочника «Контрагенты» можно перейти к справочникам «Банковские счета», «Договоры контрагентов» и регистру сведений «Список контрагентов, оказывающих услуги по внешним договорам».
В карточке банковского счета указывается его номер, вид (расчетный, ссудный, депозитный, аккредитивный или иной) и валюта. Вид счета выбирается в соответствии с требованиями составления справок о расчетных счетах.
Справочник «Банковские счета»
Реквизиты группы «Банк, в котором открыт счет» заполняются с помощью справочника «Банки». Новый банк можно добавить в процессе заполнения данных счета после ввода его БИК.
При снятии флажка «Прямые расчеты» становится доступной группа реквизитов «Банк для непрямых расчетов», где можно ввести информацию о корреспондирующем банке. В группе «Настройка печати платежных поручений» можно настроить некоторые параметры печати платежных поручений. В группе «Дополнительная информация о счете» указываются даты его открытия и закрытия и представление — «внутреннее» условное наименование расчетного счета.
Справочник «Договоры контрагентов» доступен к заполнению только из справочника «Контрагенты». Справочник предназначен для хранения информации о договорах, заключенных с контрагентами (Рисунок 3.157).
На вкладке «Параметры» содержатся следующие реквизиты:
организация, в пределах которой действует договор, выбирается из справочника «Организации»;
наименование, код, код бухгалтерии, номер и срок действия договора;
контрагент, с которым заключен договор;
валюта взаиморасчетов;
вид договора, который может быть следующим: с поставщиком, с покупателем, с комитентом, с комиссионером, прочее;
тип цен, выбирается из справочника «Типы цен номенклатуры»;
пользовательский комментарий.
На вкладке «Файлы» к договору можно привязать файл любого типа, например, сам текст договора, регламентирующие документы, стандарты и т.д.
Справочник «Договоры контрагентов»
Справочник «Склады (места хранения)»
Справочник «Склады (места хранения)» предназначен для ведения списка складов в упрощенной системе учета активов. Каждый элемент справочника описывает некоторое физическое место хранения (ангар, площадка, комната и т.д.). Справочник доступен по ссылке «Склады» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами».
Элементы справочника «Склады (места хранения)» используются практически во всех документах, регистрирующих движение товаров, и определяют место хранения, по которому фактически совершено то или иное движение.
В справочник «Склады (места хранения)» компании может быть введено любое количество складов. Информация хотя бы об одном складе должна присутствовать обязательно.
Один из складов следует указать в качестве основного склада в настройках пользователя. Указанный склад будет использоваться по умолчанию при начальной установке значений реквизитов для новых документов.
Справочник «Склады»
Справочник «Склады» предназначен для ведения списка складов в системе учета активов 2.0. Каждый элемент справочника описывает некоторое физическое место хранения. Справочник доступен по ссылке «Склады» панели навигации раздела «Активы 2.0».
Элементы справочника «Склады» используются практически во всех документах, регистрирующих движение товаров, и определяют место хранения, по которому фактически совершено то или иное движение.
В справочник «Склады» компании может быть введено любое количество складов. Информация хотя бы об одном складе должна присутствовать обязательно.
Справочник «Места хранения»
Расположение материальных ценностей на каждом складе можно дополнительно детализировать по конкретным местам хранения: ячейка, стеллаж, паллета и т.д. Список таких мест хранения содержится в справочнике «Места хранения», подчиненном справочнику «Склады», т.е. для каждого склада определяется свой перечень мест хранения. Справочник доступен по ссылке «Места хранения» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами» при ведении учета в упрощенной системе учета активов.
В справочнике в поле «Наименование» вводится наименование конкретного места хранения. Причем, наименование поля хранения должно быть сформировано таким образом, чтобы пользователь потом смог быстро определить, где именно находится данный товар. То есть, наименование — это адрес места хранения товара, по которому складские работники должны быстро найти нужный товар.
Место хранения товара на складе можно задать с использованием иерархической цепочки. Например, товары на складе находятся на стеллажах, каждый стеллаж имеет несколько полок, а каждая полка, в свою очередь, имеет несколько ячеек.
Справочник «Лицензии»
Справочник хранит перечень лицензий на программное обеспечение для каждого клиента, на которые распространяются услуги, оказываемые компанией-поставщиком услуг. Справочник доступен по ссылке «Лицензии» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами» при использовании бухгалтерской системы учета активов.
Форма содержит реквизиты:
«Наименование» — наименование лицензии;
«Код» — системный код лицензии;
«Тип лицензии» — может быть персональный, корпоративный или конкурентный. Коэффициент имеет смысл только для лицензий конкурентного типа и показывает, на сколько пользователей может использоваться одна лицензия.
Табличная часть содержит некоторые дополнительные параметры лицензии, которые выбираются из плана видов характеристик «Параметры объектов».
Справочник не применяется при ведении активов по упрощенной схеме. В этом случае учет лицензий ведется через справочник «Номенклатура».
Справочник «Лицензии»
Справочник «Программное обеспечение»
Справочник «Программное обеспечение» хранит перечень программного обеспечения для каждого клиента, на которого распространяются услуги, оказываемые организацией-поставщиком услуг. Справочник доступен по ссылке «Программное обеспечение» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами» при использовании бухгалтерской системы учета активов.
В карточке программного обеспечения указывается его наименование, владелец, распространяющиеся на него лицензии и некоторые дополнительные параметры.
Форма содержит реквизиты:
«Наименование» — наименование программного обеспечения;
«Код» — системный код программного обеспечения;
«Клиент» — клиент, которому принадлежит право собственности на данное программное обеспечение.
В табличной части на вкладке «Лицензии» отображается дополнительная информация о лицензиях: тип, коэффициент, номинальное количество, количество с учетом коэффициента и количество свободных лицензий (с учетом коэффициента).
Справочник «Программное обеспечение»
Табличная часть на вкладке «Параметры» содержит некоторые дополнительные параметры программного обеспечения, которые выбираются из плана видов характеристик «Параметры объектов».
Справочник не применяется при ведении учета активов по упрощенной схеме. В этом случае программное обеспечение учитывается через справочник «Номенклатура».
Справочник «Номенклатура» предназначен для хранения перечня номенклатуры. Справочник доступен по ссылке «Номенклатура» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами».
При создании группы элементов номенклатуры существует возможность указать родителя — это имя группы, в которую будет входить создаваемый элемент.
При использовании бухгалтерской системы учета активов на основании номенклатуры можно создать основное средство. Для этого необходимо нажать кнопку «Создать на основании/Основные средства».
На форме содержатся реквизиты:
«Группа номенклатуры» — группа, в которую входит элемент номенклатуры;
«Наименование» — краткое наименование элемента номенклатуры;
«Код» — код элемента номенклатуры;
«Полное наименование» — полное наименование элемента номенклатуры;
«Артикул» — артикул номенклатуры;
«Тип актива» позволяет отнести актив к одной из групп активов, например, лицензии, оборудование и т.д. Реквизит доступен только при использовании упрощенной системы учета активов;
«Услуга» — параметр определяет, что актив является услугой;
Признак «Вести учет по характеристикам» позволяет вести количественный учет в разрезе различных характеристик номенклатуры, которые указываются в справочнике «Характеристики номенклатур»;
«Единица измерения» является элементом справочника «Единицы измерения номенклатуры»;
«Базовая единица измерения» является элементом справочника «Единицы измерения номенклатуры».
На вкладке «По умолчанию» можно выбрать ставку НДС, указать код бухгалтерии, выбрать статью расходов (выбирается из справочника «Статьи бюджета»), назначение использования (выбирается из справочника «Назначения использования»), вести серийные номера.
Если в параметрах системы при настройке учета активов была указана настройка «Использовать серийные номера», то на вкладке появляется признак «Вести серийные номера», который позволяет вести учет активов по серийным номерам. В противном случае признак недоступен.
На вкладке «Параметры» выбирается параметр и вид параметра из плана видов характеристик «Параметры объектов».
На вкладке «Штрихкоды» отображается набор штрихкодов для выбранной номенклатуры.
При использовании упрощенной системы учета справочник «Номенклатура» применяется для хранения всех видов активов.
Справочник «Номенклатура»
Справочник «Характеристики номенклатуры»
В конфигурации можно вести количественный учет в разрезе различных характеристик номенклатуры.
Характеристики номенклатуры заполняются в справочнике «Характеристики номенклатуры», подчиненном справочнику «Номенклатура». Справочник «Характеристики номенклатуры» доступен по одноименной ссылке панели навигации справочника «Номенклатура».
Характеристики назначаются только для тех позиций, у которых установлен флаг «Вести учет по характеристикам».
Справочник «Характеристики номенклатуры» содержит все возможные описания характеристик для выбранной позиции номенклатуры.
Описания позиции номенклатуры состоит из списка значений определенных видов свойств. Причем для разных групп номенклатуры могут быть определены различные виды свойств.
Справочник «Характеристики номенклатуры»
Виды свойств задаются в плане видов характеристик «Свойства объектов». Информацию в плане видов характеристик необходимо заполнить заранее.
Чтобы добавить новую характеристику для позиции номенклатуры, необходимо проделать следующие действия:
характеристики номенклатуры для текущей позиции номенклатуры доступны по одноименной ссылке панели навигации справочника «Номенклатура». Необходимо перейти по этой ссылке, и в открывшемся диалоговом окне будут перечислены значения видов свойств, заданные для позиции номенклатуры;
добавить новую характеристику. При этом откроется диалоговое окно, в котором будут перечислены все виды свойств, определенные для данной позиции номенклатуры в плане видов характеристик «Свойства объектов»;
для каждого свойства необходимо выбрать значение из списка определенных для данного свойства значений. Если такого значения нет в списке, то его можно добавить.
В поле «Наименование» по введенным значениям свойств будет сформирована новая характеристика товара. При нажатии на кнопку «ОК» эта характеристика будет перенесена в справочник «Характеристики номенклатуры» для данной позиции номенклатуры.
Справочник «Серии номенклатуры»
В конфигурации предусмотрено ведение учета по сериям номенклатуры. Возможность использования серий номенклатуры включается в настройках параметров учета установкой флага «Использовать серии номенклатуры».
Справочник «Серии номенклатуры» подчинен справочнику «Номенклатура». Серии номенклатуры для данной позиции номенклатуры доступны по одноименной ссылке панели навигации справочника «Номенклатура».
Для каждой серии необходимо указать следующие параметры:
«Номер серии»;
«Номер ГТД» — номер грузовой таможенной декларации, выбирается из справочника «Номера ГТД»;
«Страна происхождения» — выбирается из справочника «Классификатор стран мира»;
«Срок годности».
Для одной позиции номенклатуры может быть задано несколько записей в справочнике «Серии номенклатуры».
Справочник «Серии номенклатуры»
Справочник «Объекты строительства»
Справочник «Объекты строительства» используется в бухгалтерском учете активов для отражения затрат по строящимся (модернизируемым, реконструируемым, монтируемым) объектам основных средств.
Справочник доступен по ссылке «Объекты строительства» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами».
Справочник содержит два реквизита — код и наименование объекта строительства.
Справочник многоуровневый, что позволяет объединять объекты строительства в произвольные группы и подгруппы, облегчая их классификацию.
Справочник используется при заполнении документов по учету основных средств: «Принятие к учету ОС», «Модернизация ОС», «Передача оборудования в монтаж» и др.
Справочник «Объекты строительства»
Справочник «Основные средства»
Справочник предназначен для хранения информации об основных средствах с их принадлежностью к клиентам. Справочник доступен по ссылке «Основные средства» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами» при бухгалтерской системе учета активов. Большинство реквизитов справочника меняются соответствующими документами, описанными ниже.
Элемент справочника содержит сведения об основном средстве:
«Наименование»;
«Код»;
«Организация»;
«Инв. №» — инвентарный номер основного средства;
при выборе требуемой даты в поле «Сведения на» можно просмотреть информацию об основном средстве на эту дату.
На вкладке «Основные сведения» содержатся сведения об основном средстве.
«Группа ОС» — группа, к которой принадлежит ОС.
«Полное наименование», «Изготовитель», «Заводской номер», «Номер паспорта», «Дата выпуска (постройки)» — справочные данные об изготовителе основного средства, его заводской номере, дате выпуска.
«ОКОФ» — общероссийский классификатор основных фондов (выбирается из справочника «Общероссийский классификатор основных фондов»).
«Группа учета ОС» — выбирается из следующих значений: здания, сооружения, машины и оборудование (кроме офисного), офисное оборудование, транспортные средства, производственный и хозяйственный инвентарь, рабочий скот, продуктивный скот, многолетние насаждения, земельные участки, объекты природопользования, другие виды основных средств.
«Амортизационная группа» — выбирается амортизационная группа, к которой относится данное основное средство (в зависимости от срока службы).
«Шифр по ЕНАОФ» — выбирается из справочника «Единые нормы амортизационных отчислений на полное восстановление основных фондов».
Если основное средство является автотранспортом, то необходимо установить отметку в поле «Автотранспорт».
«Старый код» — если по каким-либо причинам у основного средства поменялся код, то старый код можно указать в данном поле.
«Комментарий» — пользовательский комментарий.
Справочник «Основные средства»
На вкладке «Бухгалтерский учет» содержатся бухгалтерские данные об основном средстве.
«Подразделение» — клиент, где используется основное средство.
«МОЛ» — материально ответственное за основное средство лицо.
«Способ поступления» — зависит от документа, которым основное средство было принято к учету.
«Начальная стоимость» — стоимость основного средства на момент принятия к учету.
«Текущая стоимость» — стоимость основного средства на данный момент времени.
«Срок полезного использования (в месяцах)» — срок полезного использования основного средства.
Группа реквизитов «Состояния основного средства» показывает, какими документами и в какие даты изменялось состояние основного средства: принятие к учету, введение в эксплуатацию и снятие с учета.
Данные на этой вкладке являются справочными. Информация на вкладках отображается на дату, которая выбирается на форме.
Вкладка «Состав» показывает составные элементы (номенклатуру) основного средства, вошедшие в него при монтаже.
Вкладка «Параметры» содержит дополнительные параметры основного средства.
На вкладке «Штрихкоды» можно управлять штрихкодами основного средства: сгенерировать, получить со сканера или удалить.
На вкладке «Файлы» можно прикрепить файлы с информацией, касающейся данного основного средства.
Справочник не применяется при ведении активов по упрощенной схеме.
Справочник «События с основными средствами»
Справочник предназначен для хранения перечня событий с основными средствами организации, например, принятие к учету ОС, перемещение ОС, модернизация ОС, ввод в эксплуатацию ОС и т.п. Справочник доступен по ссылке «События с основными средствами» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами» при бухгалтерской системе учета активов.
Для каждого элемента справочника необходимо указать его название и выбрать соответствующий вид события с основными средствами. Список возможных видов событий с основными средствами задан в программе в перечислении «Виды событий с основными средствами».
При заполнении в программе документов по учету основных средств в поле «Событие» выбирается соответствующий элемент справочника «События с основными средствами». При проведении таких документов формируются записи в регистре сведений «События ОС организаций».
Справочник «События с основными средствами»
Справочник «Причины списания»
Справочник содержит перечень причин списания материальных ценностей. Справочник доступен по ссылке «Причины списания» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами».
Справочник содержит два реквизита — код и наименование причины списания.
Справочник используется при оформлении документов «Списание активов» и «Списание материалов из эксплуатации».
Справочник «Причины списания»
Справочник «Причины списания ОС»
Справочник содержит перечень причин списания основных средств с учета. Справочник доступен по ссылке «Причины списания ОС» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами» при бухгалтерской системе учета активов.
Справочник содержит два реквизита — код и наименование причины списания.
Справочник используется при оформлении документа «Списание ОС».