Чтобы структурировать информацию о сложных разнородных объектах инфраструктуры (оборудование, программное обеспечение, документация и др.), показать их взаимосвязи, взаимозависимость и использовать эту информацию для оперативного управления, ITIL® рекомендует использовать логическую модель на основе универсального понятия «конфигурационная единица» (КЕ, Configuration Item, CI).
Конфигурационная единица — это любой компонент, который нуждается в управлении для предоставления ИТ-услуг. Информация о каждой КЕ регистрируется в форме записи о КЕ в конфигурационной базе данных (БД) и поддерживается актуальной в течение всего жизненного цикла в рамках процесса управления конфигурациями.
КЕ находятся под контролем управления изменениями. Типичными примерами КЕ являются: оборудование, программное обеспечение и документы, например, регламенты процессов и ролевые инструкции, политики, технические и технологические инструкции.
Управление конфигурациями в системе Итилиум обеспечивает предоставление актуальной достоверной информации обо всех конфигурационных элементах. Для реализации этой задачи необходима специализированная база данных (конфигурационная БД, CMDB), которая позволяет:
Библиотека ITIL® содержит рекомендации по ведению единого процесса управления конфигурациями и ИТ-активами.
Для реализации такого подхода в системе Итилиум предусмотрен режим упрощенного учета активов.
Однако в отечественной практике не всегда возможно одновременно оперативно управлять движением КЕ и учитывать требования бухгалтерии в силу достаточно жестких требований регламентированного учета, поэтому учет активов, находящихся под управлением ИТ-подразделения, целесообразно вывести за рамки процесса управления конфигурациями.
Этот подход реализован в системе и его применение наиболее целесообразно при интеграции с конфигурациями бухгалтерского учета.
В рамках процесса осуществляется управление оперативным учетом ИТ-активов, который включает в себя:
Все стандартизированные печатные формы для ведения отчетности могут быть выпущены в системе Итилиум.
Вести документооборот по ИТ-инфраструктуре достаточно трудоемко: должны быть договоры, акты приемки оборудования, учета и списания. В системе Итилиум реализована система хранения электронных копий любых документов, относящихся к конкретному ИТ-активу или КЕ.
Подсистема управления конфигурациями и активами реализует процесс управления конфигурациями и процесс управления активами.
Для работы с подсистемой управления конфигурациями и активами необходимо перейти в соответствующий раздел «Управление конфигурациями и активами».
Управление активами ориентировано на финансовый учет.
Управление активами условно делится на две системы:
Стандартная система учета активов в свою очередь может быть:
«Бухгалтерская» система управления активами предназначена для организаций, которым необходимо вести полноценный учет собственных ИТ-активов.
Работа с ТМЦ (товарами и услугами) начинается с их регистрации в системе. Перечень товаров и услуг хранится в справочнике «Номенклатура» (ссылка «Номенклатура» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»).
1. Факт поступления материалов, услуг и лицензий от поставщиков на склад фиксируется документом «Поступление материалов, услуг и лицензий», вид операции «Покупка, комиссия» и «Оборудование» (ссылка «Поступление материалов, услуг и лицензий» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). Поступление оборудования, товаров, услуг и лицензий отражается на различных вкладках документа, это связано с особенностями их учета в бухгалтерском учете. После проведения документа все указанные в нем позиции номенклатуры будут доступны к использованию в указанном количестве.
2. Если в процессе работы с ТМЦ их необходимо передать от одного клиента к другому или по складам одного клиента, то их перемещение фиксируется документом «Перемещение материалов, услуг и лицензий» (ссылка «Перемещение материалов, услуг и лицензий» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). Перемещение товаров и лицензий отражается на различных Вкладках документа, услуги переместить нельзя. После проведения документа все указанные в нем позиции номенклатуры будут доступны к использованию в указанном количестве, на указанном складе.
3. Если в процессе работы с материалами их необходимо разукомплектовать (например, разбить системный блок на составляющие части) либо доукомплектовать (собрать из нескольких позиций номенклатуры одну), то эти операции фиксируются документом «Разбиение материалов и услуг» (ссылка «Разбиение материалов и услуг» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). После проведения документа все позиции, указанные в табличной части «Исходная номенклатура», будут списаны со склада, а позиции, указанные в табличной части «Результат разбиения», будут доступны к использованию в указанном количестве.
4. Для связывания материалов с конфигурационными единицами используется документ «Требование-накладная» (ссылка «Требование-накладная» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). После проведения документа все позиции, указанные в табличной части, будут списаны со склада, и в карточке КЕ будет указана связь между материалом и КЕ, а также документ (требование-накладная), на основании которого данная связь установлена. Факт использования или неиспользования прикрепленных к КЕ материалов устанавливается на вкладке «Активы»/«Материалы» карточки КЕ.
5. Для передачи материалов в эксплуатацию необходимо воспользоваться документом «Передача материалов в эксплуатацию» (ссылка «Передача материалов в эксплуатацию» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»).
6. Если в процессе работы с материалами их необходимо передать от одного клиента к другому, то их перемещение фиксируется документом «Перемещение материалов в эксплуатации» (ссылка «Перемещение материалов в эксплуатации» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). После проведения документа все указанные в нем позиции номенклатуры будут доступны к использованию в указанном количестве, на указанном складе.
7. После использования материалов номенклатура может быть возвращена на склад при помощи документа «Возврат материалов из эксплуатации» (ссылка «Возврат материалов из эксплуатации» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами») либо материалы могут быть списаны документом «Списание материалов из эксплуатации» (ссылка «Списание материалов из эксплуатации» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»).
8. В случае необходимости может быть проведена инвентаризация материалов. Данная операция фиксируется документом «Инвентаризация материалов, услуг и лицензий» (ссылка «Инвентаризация материалов, услуг и лицензий» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). Излишки материалов, выявленные в ходе проведения инвентаризации, могут быть оприходованы документом «Оприходование материалов» (ссылка «Оприходование материалов» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»), после проведения которого все указанные в нем позиции номенклатуры будут доступны к использованию в указанном количестве на указанном складе. Материалы, по которым обнаружилась недостача (а также материалы, подлежащие списанию), фиксируются документом «Списание материалов, услуг и лицензий» (ссылка «Списание материалов, услуг и лицензий» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»).
Схема учета ТМЦ
Работа с ОС начинается с их регистрации в системе. Для регистрации ОС служат справочники «Объекты строительства» и «Основные средства» (ссылки «Объекты строительства и Основные средства» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»).
1. Факт поступления материалов (комплектующих ОС) и оборудования от поставщиков на склад фиксируется документом «Поступление материалов, услуг и лицензий», вид операции «Покупка, комиссия» и «Оборудование». Поступление объектов строительства фиксируется тем же документом, но с видом операции «Объекты строительства» (ссылка «Поступление материалов, услуг и лицензий» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). Поступление объектов строительства, оборудования, товаров, услуг и лицензий отражается на различных Вкладках документа, это связано с особенностями их учета в бухгалтерском учете. После проведения документа все указанные в нем позиции номенклатуры будут доступны к использованию в указанном количестве.
2. Факт принятия к учету оборудования или объекта строительства фиксируется документом «Принятие к учету ОС» с видом операции «Оборудование» или «Объекты строительства» (ссылка «Принятие к учету ОС» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). В табличной части «Основные средства» указываются ОС, принимающиеся к учету, в табличной части «Состав» указываются материалы и услуги, входящие в состав ОС. После проведения документа все указанные в нем ОС будут приняты к учету, им будет присвоен инвентаризационный номер и на вкладке «Состав» карточки ОС будет указан состав из табличной части «Состав» документа. Также с помощью данного документа задается связь ОС с КЕ. Если основное средство состоит из нескольких единиц оборудования или номенклатуры, то для того, чтобы принять его к учету, необходимо создать объект строительства, на который передать в монтаж оборудование и номенклатуру.
3. Факт монтажа объекта строительства отражается документом «Передача оборудования в монтаж» (ссылка «Передача оборудования в монтаж» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). После проведения документа сумма по всем услугам и оборудованию будет списана на данный объект строительства.
4. Факт модернизации ОС фиксируется документом «Модернизация ОС» (ссылка «Модернизация ОС» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). После проведения документа информация по сумме модернизации и новом сроке использования будет добавлена в карточку ОС, на вкладку «Бухгалтерский учет».
5. Для перемещения основного средства внутри организации вводится документ «Перемещение ОС (внутреннее)» (ссылка «Перемещение ОС (внутреннее)» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). После проведения документа будет изменена информация о подразделении и материально ответственном лице по всем ОС, отраженным в документе.
6. Для продажи основного средства вводится документ «Передача ОС (внешняя)» (ссылка «Передача ОС (внешняя)» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами)». После проведения документа все ОС, отраженные в документе, будут списаны с учета.
7. Результаты диагностики ОС, передаваемого на ремонт (модернизацию), отражаются в документе «Акт диагностики ОС» (ссылка «Акт диагностики ОС» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). На основании акта диагностики может быть созданы документы «Наряд», «Обращение», «Перемещение ОС (внутреннее)» и «Списание ОС».
8. Для учета товаров и услуг, расходуемых на обслуживание ОС, предназначен документ «Обслуживание ОС» (ссылка «Обслуживание ОС» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). После проведения документа все материалы и услуги, указанные в документе, будут списаны как затраты на ОС.
9. После инвентаризации основных средств, фиксирующейся документом «Инвентаризация ОС» (ссылка Инвентаризация ОС панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»), излишки ОС могут быть приняты к учету документом «Принятие к учету ОС» с видом операции «По результатам инвентаризации» или «Объекты строительства» (ссылка «Принятие к учету ОС» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). ОС, по которым обнаружилась недостача, а также ОС, подлежащие списанию, фиксируются документом «Списание ОС» (ссылка «Списание ОС» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»).
Схема учета основных средств (ОС)
Работа с лицензиями начинается с их регистрации в системе. Для регистрации лицензий служит справочник «Лицензии» (ссылка «Лицензии» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»).
Факт поступления лицензий от поставщиков на склад фиксируется документом «Поступление материалов, услуг и лицензий», вид операции «Покупка, комиссия» (ссылка «Поступление материалов, услуг и лицензий» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). После проведения документа все указанные в нем лицензии будут доступны к использованию в указанном количестве.
Схема работы с лицензиями
Упрощенная система активов предназначена для замены (но не исключения) «бухгалтерской», т.к. вторая является сложной и громоздкой для ИТ-специалистов. В упрощенной системе реализована связь актива с КЕ, упрощенный учет лицензий, комплектующих, оборудования, ПО, материалов.
Под активами в упрощенной системе активов подразумеваются:
Работа с активами начинается с их регистрации в системе. Для регистрации активов служит справочник «Номенклатура» (ссылка «Номенклатура» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»).
1. Факт поступления активов на склад фиксируется документом «Поступление активов» (ссылка «Поступление активов» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). Из документа «Поступление активов» можно сразу вести учет актива как КЕ, это возможно для оборудования или ПО. После проведения документа все указанные в нем позиции номенклатуры будут доступны к использованию в указанном количестве.
2. Факт расходования материалов на конфигурационные единицы фиксируется документом «Расход материалов» (ссылка «Расход материалов» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). При этом расходные материалы автоматически списываются со склада на КЕ.
3. Факт передачи/возвращения набора номенклатуры в/из КЕ фиксируется документом «Комплектация активов» (ссылка «Комплектация активов» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»). При этом актив автоматически списывается со склада на КЕ.
4. Для перемещения номенклатуры внутри организации используется документ «Перемещение активов» (ссылка «Перемещение активов» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»).
5. Факт списания активов фиксируется документом «Списание активов» (ссылка «Списание активов» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»).
6. Факт обнаружения номенклатуры при инвентаризации фиксируется документом «Инвентаризация активов» (ссылка «Инвентаризация активов» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами»).
Схема работы с активами
Система учета активов 2.0 предназначена для замены «бухгалтерской» и упрощенной системы активов и представляет собой не такую сложную и громоздкую структуру как «бухгалтерская» система, при этом «Активы 2.0» дополнены большими возможностями по сравнению с упрощенной системой.
В системе активов 2.0 реализована возможность управления активами и управления КЕ по двум видам операций:
Документы разделены на две группы:
Под активами в системе учета активов 2.0 подразумеваются:
Перед началом работы с активами необходимо внести их в справочник «Номенклатура» (ссылка «Номенклатура» панели навигации раздела «Управление конфигурациями и активами» или «Активы 2.0»).
1. Когда имеется потребность в каком-либо активе, создается документ «Внутренний заказ» (ссылка «Внутренний заказ» панели навигации раздела «Активы 2.0»). Документ «Внутренний заказ» можно ввести на основании потребности в обращении или наряде. Если требуемый актив есть на складе, выполняется «Резервирование на складе» и сразу после проведения документа можно ввести документ «Поступления актива». Если на складе нет достаточного количества активов, в «Способе обеспечения заказа» можно указать на недостающее количество активов в «Заказе поставщику» и после проводки ввести документ «Заказ поставщику».
2. Факт поступления актива фиксируется с помощью документов:
3. Факт расходования материалов на конфигурационные единицы фиксируется документом «Потребление активов» (ссылка «Потребление активов» панели навигации раздела «Активы 2.0»). При этом расходные материалы автоматически списываются со склада на КЕ.
4. Факт перемещения/изменения учетных данных КЕ фиксируется документом «Движение КЕ» (ссылка Движение КЕ панели навигации «Активы 2.0»). При этом автоматически заполняется блок «Учетные данные в расширенной системе учета активов» в карточке КЕ.
5. Факт перемещения/возврата активов фиксируется документами:
6. Факт инвентаризации активов и КЕ фиксируется документами:
7. Факт списания активов фиксируется документами:
8. Обработка «Рабочее место специалиста по обеспечению» (ссылка «Рабочее место специалиста по обеспечению» панели навигации «Активы 2.0») облегчает работу с активами. Управлять потребностями и их обеспечением можно в одной обработке.
Схема работы с системой учета активов 2.0
