Подсистема управления персоналом Service Desk

Справочники, документы, отчеты

В этой главе мы рассмотрим следующие справочники, документы, отчеты, которые относятся к подсистеме «Управление персоналом».

Справочники:

«Сотрудники»;
«Рабочие группы»;
«Причины отсутствия»;
«Графики работы»;
«Компетенции»;
«Ключевые показатели эффективности (KPI)».

Документы:

«Отсутствия сотрудников»;
«Назначение KPI»;
«Коллективные KPI на период».

Отчет:

«Коэффициенты KPI по сотрудникам».

Справочник «Сотрудники»

Перед началом работы с подсистемой управления персоналом Service Desk следует заполнить справочник «Сотрудники» (ссылка «Сотрудники» панели навигации раздела «Управление персоналом»). Справочник предназначен для хранения данных о сотрудниках организации (подробнее см. «Руководство администратора Итилиум»).

Справочник «Рабочие группы»

Справочник «Рабочие группы» предназначен для хранения перечня групп сотрудников, совместно работающих для достижения определенных целей. В общем случае рабочими группами могут считаться организационные подразделения ИТ-организации. Справочник доступен по ссылке «Рабочие группы» панели навигации раздела «Управление персоналом».

Рабочие группы используются в случае, когда необходимо назначить обращение, проблему, изменение или релиз (но не наряд) не конкретному исполнителю, а отделу или группе сотрудников.

На форме элемента справочника расположены следующие реквизиты:

«Код»;
«Наименование»;
«Рабочая группа»;
«Сотрудники рабочей группы на <дата>»;
табличная часть «Список сотрудников рабочей группы».

В табличную часть формы необходимо внести сотрудника из справочника «Сотрудники» и его роль в рабочей группе. Роли выбираются из справочника «Роли в рабочей группе». Сотрудник, значок которого окрашен в синий цвет, является руководителем рабочей группы. В поле «Сотрудники рабочей группы на» указывается дата, по которой будет осуществляться отбор сотрудников рабочей группы.

Форма элемента справочника «Рабочие группы»

Справочник «Причины отсутствия»

Справочник «Причины отсутствия» предназначен для хранения списка всех возможных состояний сотрудников на данный момент. Справочник доступен по ссылке «Причины отсутствия» панели навигации раздела «Управление персоналом».

Справочник «Состояния сотрудников»

На форме элемента справочника расположены следующие реквизиты:

«Код»;
«Наименование»;
«Сотрудник недоступен»;
«Цвет состояния».

Если поставить флажок в поле «Сотрудник недоступен», то сотрудника в данном состоянии нельзя назначать ответственным. В поле «Цвет состояния» указывается цвет раскраски данного состояния из справочника «Цвета».

Форма элемента справочника «Причины отсутствия»

Справочник «Графики работы»

Справочник «Графики работы» предназначен для хранения данных рабочих графиков предприятия и задания учета рабочих дней сотрудников по графику. Справочник доступен по ссылке «Графики работы» панели навигации раздела «Управление персоналом».

Графики работ могут быть двух видов:

«По дням недели»,
«В смену».

Если выбран вид графика «По дням недели», то форма элемента справочника примет следующий вид. На форме расположены следующие реквизиты:

«Код»;
«Наименование»;
«Вид графика»;
«Календарь» — календарь праздничных дней, выбирается из справочника «Праздничные дни».

В табличной части формы задаются параметры рабочих дней недели: дата начала и дата окончания работы, обеденный перерыв.

Пример заполнения графика работы по дням недели

Если выбран вид графика «В смену», то форма элемента справочника примет следующий вид.

На форме расположены следующие реквизиты:

«Код»;
«Наименование»;
«Вид графика»;
«Календарь»;
«Дата отсчета» — дата формирования смены, т.е. с какого числа будет рассчитываться данная смена.

В табличной части формы задается расписание работы сотрудников по дням (номер дня смены) и по сменам. Смены заполняются из справочника «Смены».

Пример заполнения графика работы по сменам

Справочник «Компетенции»

Справочник «Компетенции» хранит набор компетенций, необходимый для оказания услуг, а также связь между справочниками «Сотрудники» и «Каталог услуг». Справочник доступен по ссылке «Компетенции» панели навигации раздела «Управление персоналом» (подробнее см. раздел «Справочник «Уведомления и назначения» раздела «Управление каталогом и уровнем услуг»).

Справочник «Ключевые показатели эффективности (KPI)»

Справочник «Ключевые показатели эффективности (KPI)» содержит список используемых KPI. Справочник доступен по ссылке «Ключевые показатели эффективности (KPI») панели навигации раздела «Управление персоналом».

Поля справочника:

«Родитель» — группа справочника;
«Наименование» — название элемента справочника;
«Вид KPI» — KPI разделяются на индивидуальные и коллективные;
«Направление» — вектор изменения значения KPI (на повышение, на понижение);
«Единица измерения»;
«Показатель/Метрика» — элемент плана видов характеристик «Метрики» или справочника «Показатели» (реквизит доступен только для коллективных KPI);
«Метод расчета» — используемый метод расчета (метод расчета содержит информацию об алгоритме расчета, контрольных точках и степенях до и после контрольных точек);
«Описание» — краткая характеристика показателя KPI.

По умолчанию конфигурация Итилиум использует один из следующих методов расчета:

«Стандартный метод расчета» — значение KPI увеличивается пропорционально соотношению план\факт.
«Метод, направленный на достижение плана» — значение KPI быстро увеличивается при достижении плана и медленно растет при превышении плана.
«Метод, направленный на перевыполнение плана» — значение KPI существенно увеличивается при перевыполнении плана.
«Метод, направленный на удержание плана» — наибольшее значение KPI достигается в значении контрольной точки.

Справочник «Ключевые показатели эффективности (KPI)»

Документ «Отсутствия сотрудников»

Документ «Отсутствия сотрудников» предназначен для ведения учета отсутствия сотрудников на рабочих местах: отпуска, больничные, командировки. Документ доступен по ссылке «Отсутствия сотрудников» панели навигации раздела «Управление персоналом». Применение этого документа вместе с графиком работ позволяет видеть актуальный статус сотрудников, а также назначать в качестве ответственных лиц только присутствующих на рабочих местах сотрудников.

На форме документа расположены следующие реквизиты :

«Номер» — номер документа;
«Дата» — дата создания документа;
«Отсутствующий» выбирается из справочников «Сотрудники» и «Пользователи (потребители услуг)»;
«Причина отсутствия» выбирается из справочника «Состояния сотрудников»;
«Дата начала» — дата и время начала отсутствия сотрудника;
«Дата окончания» — дата и время окончания отсутствия сотрудника;
«Замещающий по согласованиям» — замещающее лицо для отсутствующего согласующего сотрудника по задачам согласования.
«Замещающий по обращениям» — замещающее лицо/рабочая группа для отсутствующего сотрудника по обращениям;
«Замещающий по нарядам» — замещающее лицо/рабочая группа для отсутствующего сотрудника по нарядам;
«Комментарий» — дополнительная текстовая информация о причине отсутствия сотрудника.

Документ «Отсутствия сотрудников»

Документ «Назначение KPI»

Документ «Назначение KPI» предназначен для формирования приоритетов в деятельности сотрудника на соответствующий отчетный период путем назначения списка KPI, задания плановых значений KPI и параметров расчета фактических значений KPI. Документ доступен по ссылке «Назначения показателей KPI» панели навигации раздела «Управление персоналом».

На форме документа расположены следующие реквизиты:

«Сотрудник» — сотрудник, для которого устанавливаются показатели KPI;
«Период» — отчетный период назначения показателей KPI;
«База расчета мотивации» применяется для расчета значения итогового коэффициента мотивации. (может выражаться в денежном эквиваленте — в этом случае итоговое значение составит сумму к выплате, рассчитанную на основе достижений в соответствии с набором KPI для данного сотрудника и установленных параметров расчета);
«Подразделение» — наименование группы пользователей, которой принадлежит выбранный сотрудник;
«Должность» — должность выбранного сотрудника.

Поля табличной части документа «Назначения KPI»:

«Вид KPI» — картинка, которая отображает вид KPI (коллективный или индивидуальный);
«Ключевой показатель эффективности (KPI)» — наименование KPI, присвоенного для сотрудника;
«Ед. изм.» — единица измерения KPI;
«Вес» — весовой коэффициент KPI (сумма всех весовых коэффициентов должна быть равна 1);
«Направление» — картинка, отображающая направление вектора изменения показателя (на повышение или на понижение значения);
«План» — плановое значение;
«Факт» — фактическое значение KPI;
«Ограничение, %» — максимальное значение KPI в процентах (если указан 0, то верхний предел значения KPI не установлен; если значение установлено, то в случае если «Факт по KPI» больше чем ограничение, значение KPI принимается равным ограничению при расчете коэффициента);
«Контр. точка, %» — контрольная точка, на которой меняется степень KPI (если значение меньше контрольной точки, тогда для расчета используется степень до контрольной точки, иначе используется степень после контрольной точки);
«Степ. до КТ» — степень до контрольной точки используется для вычисления итогового значения коэффициента;
«Степ. после КТ» — степень после контрольной точки используется для вычисления итогового значения коэффициента;
«Алгоритм расчета» — используемый алгоритм расчета.

Кнопки командной панели:

«Подбор» (кнопка 1) — добавить KPI из справочника;
«Заполнить» (кнопка 2) — добавить KPI из предыдущего периода для выбранного сотрудника;
«Рассчитать» (кнопка 3) — выполнить предварительный расчет итогового значения на основании введенных данных;
«Обновить» (кнопка 4) — обновить значения коллективных показателей.

На экране серым фоном выделяются значения коллективных KPI, недоступных для редактирования.

Документ «Назначение KPI»

Документ «Коллективные KPI на период»

Документ «Коллективные KPI на период» предназначен для формирования плановых и фактических значений коллективных KPI на заданный период. Документ доступен по ссылке «Коллективные KPI на период» панели навигации раздела «Управление персоналом».

Состав реквизитов документа:

«Номер» — номер документа;
«Отчетный период» — ссылка на отчетный период, на который формируется список KPI;
«Комментарии» — комментарий к документу.

Реквизиты табличной части:

«N» — номер строки табличной части;
«Направление» — картинка, отображающая направление вектора изменения значения KPI;
«Ключевой показатель эффективности (KPI)» — наименование коллективного KPI;
«Ед. изм.» — единица измерения KPI;
«План» — плановое значение KPI;
«Факт» — фактическое значение KPI;
«Описание» — комментарий к установленному значению KPI.

Кнопки командной панели:

«Заполнить» (кнопка 1) — заполнить значениями с предыдущего периода;
«Подбор» (кнопка 2) — заполнить KPI из справочника «Ключевые показатели эффективности (KPI)»;
«План» (кнопка 3) — обновить значения «План» коллективных KPI, для которых указан показатель\метрика подсистемы Управление метриками;
«Факт» (кнопка 4) — обновить значения «Факт» коллективных KPI, для которых указан показатель/метрика подсистемы «Управление метриками».

На рисунке серым цветом выделены значения KPI, которые рассчитываются автоматически.

KPI, которые связаны с метриками/показателями, отображаются на красном фоне в том случае, если для метрик/показателей не задан документ «Установка значений метрик на период».

Документ «Коллективные KPI»

Отчет «Коэффициенты KPI по сотрудникам»

Отчет (ссылка «Все отчеты»/»Коэффициенты KPI по сотрудникам» панели навигации раздела «Управление персоналом») предназначен для вывода информации по расчету значений KPI для сотрудников на отчетный период.

Столбцы отчета.

«Сотрудник» — ФИО подотчетного сотрудника;
«KPI» — наименование ключевого показателя эффективности (KPI);
«Должность» — должность сотрудника;
«База расчета мотивации»;
«План» — плановое значение;
«Факт» — фактическое значение;
«Ограничение на перевыполнение» — максимальное значение KPI, если ограничение равняется нулю, то максимальное значение неограниченно;
«% выполнения» — процент выполнения;
«Контрольная точка (КТ), %» — контрольная точка;
«Вес» — весовой коэффициент;
«Степень до КТ» — степень до контрольной точки;
«Степень после КТ» — степень после контрольной точки;
«Итоговое значение» — рассчитанное значение по KPI.

Отчет «Коэффициенты KPI»

Управление персоналом Service Desk