Начальный ввод данных в справочники

Справочники, о которых пойдет речь в главе

• Часовые пояса
• Организации
• Физические лица
• Пользователи
• Сотрудники
• Пользователи информационной базы
• Мастер создания нового пользователя

Организации

Справочник «Организации» предназначен для описания формальной структуры предприятия, которая может состоять из нескольких юридических лиц, действующих согласованно. Переход к списку осуществляется по ссылке панели навигации «Организации» раздела «Администрирование и настройки».

Если на форме списка справочника для организации назначен признак «Установить основной», то ее данные по умолчанию используются для заполнения финансовых документов.

В справочнике хранится статичная информация, идентифицирующая организации, и дополнительные сведения, необходимые для работы информационной базы.

В поле «Наименование» вводится наименование организации, под которым она будет фигурировать в информационной базе.

На вкладке «Основные» вводятся юридические реквизиты организации.

Для каждой организации определяется префикс документов (поле «Префикс»), который будет использоваться при оформлении документов от имени организации.

В поля «Сокращенное наименование» и «Полное наименование» заносятся, соответственно, официальные сокращенное и полное ее наименования организации. Поле «Для печатных форм использовать» определяет, какое из них будет использоваться при печати документов, оформленных от имени организации.

Если организация является дочерней, то в поле «Головная организация» может быть указано название головной организации.

В полях группы «Реквизиты» указываются юридические реквизиты организации: ИНН, КПП, ОКПО, ОГРН и дата государственной регистрации.

В полях группы «Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе» указываются сведения о постановке организации на учет в налоговом органе: дата выдачи, серия и номер свидетельства, код и наименование налогового органа, выдавшего свидетельство.

На вкладке «Дополнительные параметры» при необходимости можно внести любые параметры организации, существенные для работы с ней в информационной базе.

Вкладка «Адреса и телефоны» содержит поля для ввода юридического и фактического адресов организации, а также произвольной контактной информации. Например, для организации может быть указан телефон отдела снабжения, телефон охраны и т.д.

Справочник «Организации»

Справочнику «Организации» подчинен справочник «Банковские счета», доступный по ссылке «Банковские счета» панели навигации справочника. После того как будет введена информация об организации и новый элемент записан, с помощью этой ссылки следует открыть форму справочника и внести в него список банковских счетов. Затем из списка выбирается банковский счет, который будет использоваться для данной организации по умолчанию.

В карточке банковского счета указывается его номер, вид (расчетный, ссудный, депозитный, аккредитивный или иной) и валюта. Вид счета выбирается в соответствии с требованиями составления справок о расчетных счетах.

Реквизиты группы «Банк, в котором открыт счет» заполняются с помощью справочника «Банки». Новый банк можно добавить в процессе заполнения данных счета после ввода его БИК.

При снятии флажка «Прямые расчеты» становится доступной группа реквизитов «Банк для непрямых расчетов», где можно ввести информацию о корреспондирующем банке. В группе «Настройка печати платежных поручений» можно настроить некоторые параметры печати платежных поручений. В группе «Дополнительная информация о счете» указываются даты его открытия и закрытия и представление — «внутреннее» условное наименование расчетного счета.

Справочник «Банковские счета»

Кроме того, из панели навигации справочника «Организации» можно перейти к регистру сведений «Учетная политика организаций», который заполняется в параметрах системы.

Физические лица

Справочник «Физические лица» предназначен для хранения личной, контактной информации обо всех физических лицах, являющихся сотрудниками предприятия и/или составляющих его организаций и т.п. (ссылка «Физические лица» панели навигации раздела «Администрирование и настройки»).

В дальнейшем информация из этого справочника будет использоваться для осуществления функции автоматического информирования сотрудников и потребителей.

В справочнике можно объединять физических лиц в произвольные группы и подгруппы, например, можно выделить такие группы физических лиц: сотрудники, уволенные сотрудники и т.п.

Верхняя часть формы ввода/корректировки физического лица содержит следующие поля.

• «Код» — код физического лица.
• «Имя» — полное наименование физического лица.
• «ФИО» — фамилия, имя, отчество физического лица.
• «Группа физ. лиц» — группа, к которой принадлежит данное физическое лицо.
• Раздел «Общее»:
  • «Дата рождения» — дата рождения физического лица;
  • «Пол» — пол физического лица.
• Раздел «Контактная информация» — располагает сведениями контактной информации данного физического лица.
• «Комментарий» — поле для комментария.

Табличная часть раздела «Контактная информация» предназначена для задания способов связи с выбранным физическим лицом. Можно указать электронный адрес или номер мобильного телефона, на которые будут отправляться извещения о состоянии обращений, нарядов и других событий системы.

Заполнение общей информации о физическом лице

Пользователи

Справочник «Пользователи» является подчиненным справочникам «Физические лица» и «Клиенты» и предназначен для хранения перечня контактных лиц клиентов (потребителей услуг). Справочник доступен в разделе «Администрирование и настройки» по ссылке панели навигации «Пользователи (потребители услуг)».

Справочник «Пользователи» связан со справочником «Физические лица» в отношении «один-к-одному».

Справочник реализован на форме, содержащей три вкладки: «Общая информация», «Контактная информация», «Доcтуп к КЕ».

При нажатии на кнопку «Журнал контактного лица», находящуюся на верхней панели инструментов, пользователь может увидеть документы, связанные с данным контактным лицом: обращения, наряды и др.

На вкладке «Общая информация» находятся общие реквизиты пользователя, такие как:

Раздел «Персональные данные»:

• «Физ. лицо»;
• «Дата рождения»;
• «Пол».

Раздел «Данные потребителя услуг»:

• «Клиент» — организация, к которой принадлежит пользователь; выбирается из справочника «Клиенты»;
• «Категория» — может содержать оценку влияния на динамический приоритет обращения (см. «Руководство пользователя Итилиум»);
• «Должность»;
• «Рабочее место» — рабочее место, принадлежащее пользователю; выбирается из справочника «Рабочие места»;
• «Комментарий».

Заполнение общей информации о пользователе

На вкладке «Контактная информация» перечисляются способы связи с выбранным пользователем. Можно указать электронный адрес или номер мобильного телефона, на которые будут отправляться извещения о состоянии обращений, нарядов и других событий системы.

Заполнение контактной информации о пользователе

Вкладка формы «Доступ к КЕ» предназначена для задания справочной информации о КЕ и параметрах доступа к ним пользователя.

Заполнение информации доступа к КЕ

Сотрудники

Форма справочника «Сотрудники»

При необходимости получить более детальную информацию по всем сотрудникам организации можно воспользоваться специальным отчетом, вызываемым при нажатии на кнопку «Печать». В форме списка можно увидеть должности сотрудников, подразделения, к которым они относятся, текущее состояние сотрудника по графику работ.

Печатная форма информации о сотрудниках

Список сотрудников раскрашивается в соответствии с их состояниями. Состояния сотрудников заполняются в справочнике «Состояния сотрудников».

Поле «Текущее состояние» показывает местоположение сотрудника согласно заданному графику работ и обоснований отсутствий на рабочем месте (отпуск, больничный и пр.). График работ заполняется в справочнике «Графики работ». Обоснование отсутствия работника на рабочем месте вводится документом «Отсутствия сотрудников».

При активизации строки в табличном поле списка на панели Занятость формируются диаграммы занятости соответствующих сотрудников или групп сотрудников. Плановая и фактическая трудоемкость берутся из нарядов, назначенных на данного сотрудника.

Также на панели находится кнопка «Все наряды», при помощи которой завершенные наряды будут учитываться в занятости сотрудников либо исключаться из отбора.

По умолчанию период установлен в два дня.

Панель «Занятость» можно скрыть кнопкой «Дополнительно» на панели инструментов формы.

Форма добавления нового сотрудника в справочник «Сотрудники» содержит следующие вкладки: «Общая информация», «Контактная информация», «Компетенции», «Стоимость ресурса/Мотивация».

На вкладке «Общая информация» заполняются общие реквизиты сотрудника: «Физ. лицо», «Пол», «Дата рождения», «Организация», «Подразделение», «Должность», «Рабочее место», «Уволен», «График», «Дополнения графика работы», «Комментарий».

Персональные данные сотрудника, а также его фотография (или другое изображение) загружаются из справочника «Физические лица».

Общая информация о сотруднике

На вкладке «Контактная информация» заполняется вся контактная информация данного сотрудника. Виды контактной информации выбираются из справочника «Виды контактной информации». Для видов контактной информации, отмеченных в списке как основные, в системе выполняется отправка уведомлений. Для отметки вида связи в качестве основного предназначена кнопка «Основная».

Заполнение контактной информации сотрудника

Вкладка «Компетенции» доступна только при установленной отметке «Использовать учет компетенций» в обработке «Параметры системы». На данной вкладке можно назначить компетенции для сотрудника. Компетенции выбираются из справочника «Компетенции».

Настройка компетенций

Вкладка «Стоимость ресурса/Мотивация» доступна только при установленной отметке «Управление финансами» в обработке «Параметры системы».

На данной вкладке для каждого сотрудника имеется возможность указать стоимость одного часа его работы и наименование статьи расходов для учета этих трудозатрат. Статья расходов выбирается из элементов справочника «Статьи бюджета».

«База расчета мотивации» — значение, которое используется при расчете итогового коэффициента по KPI. Может использоваться как коэффициент или как базовая сумма премиальных.

Вкладка «Стоимость ресурса/Мотивация»

Пользователи информационной базы

Справочник «Пользователи информационной базы» является подчиненным справочнику «Физические лица» и предназначен для хранения параметров доступа физических лиц к информационной базе Итилиум (ссылка «Пользователи информационной базы» панели навигации раздела «Администрирование и настройки»). Справочник «Пользователи информационной базы» связан со справочником «Физические лица» в отношении «один-к-одному».

Форма элемента справочника «Пользователи информационной базы»

Форма элемента справочника содержит следующие поля.

• «В группе» — задается группа пользователей, в которую входит пользователь ИБ.
• «Физ. лицо» — выбирается из справочника «Физические лица».
• «Комментарий».
• Раздел «Параметры»:
  • «Аутентификация 1С:Предприятия»;
  • «Пароль» — задается пароль пользователя ИБ;
  • «Подтверждение» — поле подтверждения пароля;
  • «Запрет на изменение пароля»;
  • «Показывать в списке выбора»;
  • «Аутентификация операционной системы»;
  • «Пользователь ОС».
• Раздел «Дополнительно»:
  • «Основной интерфейс;
  • Язык;
  • Режим запуска.
• Раздел «Роли» содержит список ролей системы, которые могут быть назначены пользователю ИБ. Идентификация пользователя ИБ с пользователем справочника выполняется по соответствию имени пользователя ИБ имени пользователя справочника.

С помощью кнопки «Сгенерировать и отправить данные учетной записи» можно непосредственно из этого справочника отправить определенному пользователю новые сведения о его логине и пароле по особому шаблону, содержащему соответствующие теги. Шаблон сообщения необходимо предварительно создать в справочнике «Шаблоны сообщений».

Только администратор может создавать, изменять и удалять пользователей ИБ.

Мастер создания нового пользователя

Обработка «Мастер создания нового пользователя» предназначена для упрощения рутинной работы администратора по вводу новых пользователей: потребителей (внешних пользователей), сотрудников (внутренних пользователей). Для вызова обработки в разделе «Администрирование и настройки» предназначена ссылка панели действий «Мастер создания нового пользователя».

Мастер создания пользователя состоит из девяти шагов. На каждом шаге необходимо заполнить определенный набор информации о пользователе.

Шаг 1. Ввод основной информации. На данном шаге заполняются личные данные пользователя: «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата рождения», «Пол» и «Должность». Можно выбрать группу физических лиц, к которой относится пользователь. Поля Фамилии, Имени и Отчества являются обязательными для заполнения.

Мастер создания пользователя, шаг 1

Шаг 2. Загрузка фотографии пользователя. На данном шаге можно загрузить фотографию пользователя. Шаг необязателен, и его можно пропустить.

Шаг 3. Ввод контактной информации. На данном шаге заполняется контактная информация пользователя: адреса, телефоны и т. п. На данном шаге необходимо отметить основным один из контактов. Шаг необязателен, и его можно пропустить.

Мастер создания пользователя, шаг 3

Шаг 4. Выбор вида пользователя. На данном шаге выбирается вид пользователя — внешний пользователь (потребитель услуг) или внутренний пользователь (сотрудник). Можно выбрать как один вид, так и два вида сразу. Выбор вида является обязательным условием для перехода на следующий шаг. Оба вида необходимо выбрать в случае, если сотрудник ИТ будет и сам выступать как потребитель услуг.

Мастер создания пользователя, шаг 4

Шаг 5. Заполнение данных о пользователе. Если был выбран вид пользователя «Потребитель услуг», то заполняются следующие поля: «Принадлежность к клиенту» (обязательно для заполнения) и «Рабочее место».

Если была выбрана роль «Сотрудник», то заполняются следующие поля: «Принадлежность к организации», «Принадлежность к рабочей группе», «Рабочее место сотрудника», «График работы» и табличная часть включения сотрудника в рабочие группы (организационные подразделения).

В случае если выбраны оба вида, то заполняются все вышеперечисленные поля.

Шаг 6. Ввод настроек пользователя ИБ. На данном шаге заполняются параметры учетной записи пользователя информационной базы. Пользователю назначаются роли. По умолчанию для вида пользователя «Потребитель услуг» задается роль «Потребитель услуг», для вида пользователя «Внутренний пользователь» роль «Инженер Service Desk». Роль «Потребитель услуг» не совместима ни с одной ролью, кроме роли «Потребитель услуг (куратор)». Если будут установлены несовместимые роли, система выдаст предупреждение об ошибке, и не позволит перейти к следующему шагу мастера.

Помимо этого, на данном шаге задаются способ авторизации, язык и режим запуска.

Мастер создания пользователя, шаг 6

Шаг 7. Заполнение настроек пользователя. На данном шаге заполняются настройки пользователя по умолчанию. Настройки можно загрузить из справочника «Настройки пользователей по умолчанию» или задать вручную.

Шаг 8. Загрузка настроек форм. На данном шаге загружаются настройки оформления форм.

Шаг 9. Просмотр результата работы мастера. На данном шаге можно просмотреть информацию о созданных пользователях и в случае необходимости перейти к созданию еще одного пользователя.

> Следующая глава «Совместная работа с другими программами и системами»

< Назад к оглавлению