Настройка приема и отправки сообщений

Настройка приема и отправки почтовых сообщений

Для запуска механизма приема и отправки почтовых сообщений необходимо выполнить следующие операции.

Шаг 1

В справочнике «Учетные записи электронной почты» (ссылка «Учетные записи электронной почты» панели навигации раздела «Администрирование и настройки») создать новый элемент, либо [F9] в справочнике на уже существующей записи (будут скопированы данные вкладки Параметры подключений из уже существующей в справочнике записи).

На форме элемента справочника «Учетные записи электронной почты» расположены следующие реквизиты.

• «Наименование».
• «Режим работы» — зависит от выбранных задач:
  • для отправки электронной почты можно установить режимы SMTP, IMAP или внешний почтовый клиент;
  • для получения – POP3, IMAP или внешний почтовый клиент;
  • для совместно выполняемых отправки и получения – POP3+SMTP, IMAP+SMTP, IMAP или внешний почтовый клиент..
  • «Параметры отправки/получения сообщений». При отправке сообщений устанавливаются адрес и имя отправителя, параметры сервера исходящей почты или внешнего почтового клиента и количество отправляемых сообщений. При получении сообщений устанавливаются параметры сервера входящей почты или внешнего почтового клиента и количество получаемых сообщений. Соответственно, при совместной отправке и получении сообщений устанавливаются все вышеперечисленные параметры.
• Реквизит «Получать партиями по» устанавливает максимальное количество писем, обрабатываемое в одном сеансе подключения к почтовому серверу или клиенту.

По окончании ввода параметров отправки/получения сообщений следует проверить соединение с сервером или внешним почтовым клиентом нажатием на кнопку «Проверить соединение».

Обработка «Учетная запись электронной почты»

Шаг 2

Для задания, выполняющего получение электронной почты, необходимо установить правила обработки входящей почты. Для этого необходимо открыть созданную учетную запись электронной почты и перейти на вкладку «Правила обработки входящей почты». 

В табличной части указывается список правил, действующих в данной обработке. 

Справочник «Правила обработки входящей почты», доступный по кнопке «Добавить» на вкладке «Правила обработки входящей почты» обработки «Учетная запись электронной почты», предназначен для хранения специальных правил, в соответствии с которыми будут обрабатываться электронные сообщения, поступающие в систему Итилиум (есть возможность расположить правила в удобном для пользователя порядке, для этого предназначены кнопки «Переместить вверх» и «Переместить вниз». Настройка сортировки списка сохраняется индивидуально для каждого пользователя).

Вкладка Правила обработки входящей почты обработки «Учетная запись электронной почты»

Типовое правило, создать которое можно нажатием на кнопку «Создать типовое правило» в форме справочника «Правила обработки входящей почты», выполняет регистрацию обращений, добавление комментариев пользователей в общение, подтверждение/оценку обращений на основании загруженных писем, действия по работе с незарегистрированными пользователями, настроенные в обработке «Параметры системы», а также прикрепляет к обращениям файлы из писем и удаляет письма, загруженные в Итилиум, с почтового сервера. Если необходимо создать собственное правило обработки входящей почты, типовое следует удалить с вкладки «Правила обработки входящей почты» используемой обработки «Учетная запись электронной почты».

При исполнении правила текущий объект проверяется на соответствие условиям, заданным на вкладке «Условия». Если текущий объект (входящее почтовое сообщение) удовлетворяет указанным условиям, выполняется список действий, определенный на вкладках «Действия» и «Обработка писем».

На вкладке «Условия» находится табличная часть, позволяющая указать условия, при выполнении которых правилом будут совершены определенные действия.

Вкладка «Условия» справочника «Правила обработки входящей почты»

Возможно указание как единичных условий, так и групп условий. При этом условия в группе могут соединяться как по принципу логического «и», так и по принципу логического «или».

В качестве условий могут выступать:

• значения реквизитов «Получатели», «Отправитель», «Получатели копии», «Скрытые получатели копии», «Тема», «Тело», «Вложения», «Пометка о прочтении письма»;
• пользовательская функция, содержащая произвольный код;
• исключения, не подходящие к какому-либо ранее созданному правилу.

Отсутствие условий приравнивается к тому, что все условия выполнены.

На вкладке «Действия» расположены табличная часть, в которой указывается список действий, выполняемых правилом с объектами системы, а также поле, в котором выводится уведомление (если оно выводится в результате выполнения действия) или произвольный код (если он должен быть выполнен этим действием).

Вкладка «Действия» справочника «Правила обработки входящей почты»

Для выбора доступны следующие действия.

• «Зарегистрировать обращение». При выборе этого действия необходимо дважды кликнуть по строчке «<Параметры не заполнены>», после чего откроется форма указания настроек для создания нового документа «Обращение», в которой есть возможность указать соответствие каждого реквизита документа «Обращение» определенному реквизиту письма с помощью произвольного пользовательского кода (для облегчения его написания в стандартных случаях предусмотрены специальные подсказки). Также есть возможность задать шаблон обращения и прикрепить к создаваемому обращению определенные конфигурационные единицы.

• «Создать событие». При выборе этого действия необходимо дважды кликнуть по строчке «<Параметры не заполнены>», после чего откроется форма указания настроек для создания нового документа «Событие», в которой есть возможность указать соответствие каждого реквизита документа «Событие» определенному реквизиту письма с помощью произвольного пользовательского кода.
• «Добавить в общение по обращению». При выборе этого действия необходимо дважды кликнуть по строчке «<Параметры не заполнены>», после чего откроется форма указания настроек для добавления текста письма в общение по обращению. Поиск обращения, в которое требуется добавить общение, можно производить либо с помощью произвольного кода, либо по предопределенному шаблону. Если выбран поиск с помощью предопределенного шаблона, то в табличной части «Теги поиска номера обращения» необходимо указать, по каким ключевым словам производить поиск номера обращения, а в табличной части «Порядок поиска номера обращения» – где следует производить поиск, в теме или теле письма. В группе реквизитов «Параметры общения» следует указать, кому должен быть виден добавленный в общение текст, а также кому будет отправлено уведомление о появлении нового сообщения в общении.
• «Сформировать уведомление». При выборе этого действия необходимо дважды кликнуть по строчке «<Параметры не заполнены>», после чего откроется форма указания настроек для формируемого уведомления. В ней необходимо указать шаблон сообщения (из справочника «Шаблоны сообщений») и выбрать тип сообщения – SMS или Email. На вкладках «Текст письма» и «Текст SMS» отобразится соответствующий текст из выбранного шаблона сообщения. В табличной части Список получателей уведомления необходимо указать, кто будет получать уведомления (получателей можно выбирать из справочников «Пользователи (потребители услуг)», «Пользователи ИБ», «Сотрудники», «Физические лица»). Помимо предопределенных пользователей, в качестве получателей можно установить фигуранта процесса обработки обращения («Все действия/Добавить из обращения»), адресатов или адресанта письма («Все действия/Добавить из письма»), произвольный строковый адрес («Все действия/Добавить строковый адрес») или оповещаемых лиц из документа («Все действия/Добавить оповещаемые лица»).

• «Выполнить произвольный код». При выборе этого действия необходимо дважды кликнуть по строчке «<Параметры не заполнены>», после чего откроется форма ввода произвольного пользовательского кода.
• «Добавить в описание обращения». При выборе этого действия необходимо дважды кликнуть по строчке «<Параметры не заполнены>», после чего откроется форма указания настроек для добавления текста письма в описание обращения. Поиск обращения, в которое требуется дополнить описание, можно производить либо с помощью произвольного кода, либо по предопределенному шаблону. Если выбран поиск с помощью предопределенного шаблона, то в табличной части «Теги поиска номера обращения» необходимо указать, по каким ключевым словам производить поиск номера обращения, а в табличной части «Порядок поиска номера обращения» – где следует производить поиск, в теме или теле письма.
• «Зарегистрировать обращение (типовое правило)». Типовое правило выполняет регистрацию обращений, при этом тема письма копируется в тему обращения, тело письма – в описание обращения, а по почтовому адресу определяется инициатор обращения и клиент.
• «Модифицировать реквизит». При выборе этого действия необходимо дважды кликнуть по строчке «<Параметры не заполнены>», после чего откроется форма указания настроек для модификации реквизитов обращения. Поиск обращения, в котором требуется модифицировать реквизит, можно производить либо с помощью произвольного кода, либо по предопределенному шаблону. Если выбран поиск с помощью предопределенного шаблона, то в табличной части «Теги поиска номера обращения» необходимо указать, по каким ключевым словам производить поиск номера обращения, а в табличной части «Порядок поиска номера обращения» – где следует производить поиск, в теме или теле письма. При нажатии на ссылку «Настройка модификации реквизитов» откроется форма, в которой следует указать, какие реквизиты и каким образом необходимо модифицировать.
• «Согласовать обращение». При выборе этого действия необходимо дважды кликнуть по строчке «<Параметры не заполнены>», после чего откроется форма настройки согласования. Разбор тэгов письма возможно выполнять по теме или содержанию письма. Для этого необходимо отметить флагами «Реквизит для анализа»: «Тема письма» или «Тело письма». Поиск обращения, которое необходимо согласовать, можно осуществить с помощью предопределенного шаблона. В поле «Тег» необходимо указать, по каким ключевым словам производить поиск номера обращения. Для каждого состояния согласования можно указать строку «Условия для результатов согласования», при наличии которой в выбранном реквизите «Реквизит для анализа», для задачи согласования будет установлен указанный результат (задача согласования будет завершена с выбранным в письме состоянием). Для того, чтобы в задачу согласования в состоянии «Утверждено с замечаниями» был добавлен комментарий из письма, нужно настроить реквизит «Замечание для результата «Утвердить с замечаниями».

Вкладка «Обработка писем» справочника «Правила обработки входящей почты»

На вкладке «Обработка писем» расположена табличная часть, в которой указывается список действий, выполняемых правилом с письмами, а также поле, в котором для действия «Переслать письмо по адресу» выводится список адресов, на которые будут пересылаться письма.

Для выбора доступны следующие действия:

• «Прикрепить вложением к документу файлы письма» — прикрепляет файлы, приложенные к письму, на вкладку «Файлы» обращения или события;
• «Переслать письмо по адресу» — пересылает письмо по адресам, указанным в параметрах данного действия;
• «Удалить письмо из ящика» — удаляет обработанное письмо из почтового ящика сервера;
• «Прикрепить вложением к документу письмо» — прикрепляет само письмо в виде вложения к обращению или событию.

Шаг 3

Для задания, выполняющего отправку электронной почты, можно установить отбор исходящей почты. Для этого необходимо открыть созданное задание, на вкладке «Параметры подключения» установить флаг «Использовать отборы исходящей почты» и перейти на вкладку «Отборы исходящей почты».

Если исходящее почтовое сообщение удовлетворяет условиям отбора, то выполняется его отправка, в противном случае сообщение не отправляется.

Вкладка «Отборы исходящей почты» обработки «Учетная запись электронной почты»

Возможно указание как единичных условий отбора, так и групп условий. При этом условия в группе могут соединяться как по принципу логического «и», так и по принципу логического «или».

Отсутствие условий отбора приравнивается к тому, что все условия выполнены.

В качестве условий могут выступать:

• значения реквизитов документа, при этом можно указывать реквизиты реквизитов документа, глубина вложенности неограничена;
• значения дополнительных полей документа;
• значения параметров, определяемые в справочнике «Предопределенные параметры правил обработки» (доступ к справочнику можно получить при создании новой записи в табличной части «Группы условий», если в столбце «Значение» для нее указать «Выбрать предопределенный параметр»);
• Значения реквизитов табличных частей документа, при этом для выполнения условия достаточно, чтобы хотя бы один реквизит табличной части удовлетворял поставленному условию (например, при условии ["Таб.часть: Прикрепленные документы, реквизит Дата" не равно Реквизит: Дата] условие считается выполненным, если хотя бы одна дата прикрепленного документа не равна дате документа), глубина вложенности неограничена;
• значения реквизитов и ресурсов уведомлений.

Шаг 4

Перейти на вкладку «Регламентные задания» и нажатием на ссылки «<Добавить регламентное задание на сбор и отправку почты>» и «<Добавить регламентное задание на обработку почты>» создать новые элементы обработки «Регламентные и фоновые задания».

После выполнения задания на получение писем, все загруженные сообщения регистрируются в виде документов «Входящее электронное письмо». Список документов можно открыть по ссылке панели навигации «Входящие электронные письма» раздела «Администрирование и настройки».

Документ «Входящее электронное письмо»

При выполнении задания на обработку писем, происходит проверка соответствия загруженных сообщений условиям отбора правил обработки входящих сообщений, указанных для учетной записи электронной почты, загрузившей письмо в систему.

Если входящее электронное письмо подошло под одно из условий отбора и с ним было выполнено заданное в правиле действие, в форме документа «Входящее электронное письмо» устанавливается признак «Обработано».

Для проверки корректности исполнения установленных условий отбора служит регистр сведений «Выполненные правила по письмам входящим», в котором отражено, по какому правилу был обработан каждый документ «Входящее электронное письмо».

Регистр сведений «Выполненные правила по письмам входящим»

Настройка отправки SMS-сообщений

Реализовать отправку SMS-сообщений из системы Итилиум возможно двумя способами – при помощи email-to-SMS шлюза или при помощи http-сервиса.

1. Отправка SMS-сообщений при помощи email-to-SMS шлюза

Для включения механизма отправки SMS-сообщений следует в обработке «Параметры системы» на вкладке «Уведомления» указать соответствующим образом настроенный элемент справочника «Операторы шлюзов». Справочник перечисляет список операторов шлюзов, используемых для рассылки коротких сообщений (SMS). Флаг «Использовать отправку SMS через HTTP сервис» при этом должен быть отключен.

На форме элемента справочника «Операторы шлюзов» содержатся элементы:

• «Наименование» — название оператора шлюза;
• «Адрес» — получатель сообщения;
• «Заголовок» — заголовок сообщения;
• «Текст сообщения» — текст отправляемого сообщения.

Заполнение полей, описанных выше, происходит с помощью тегов: «%телефон%», «%тема%», «%тело%». Пользователь может указать расположение этих параметров в отправляемом письме оператору шлюза.

Справочник «Операторы шлюзов»

2. Отправка SMS-сообщений при помощи http-сервиса.

Для включения механизма отправки SMS-сообщений следует в обработке «Параметры системы» на вкладке «Уведомления» указать соответствующим образом настроенный элемент справочника «Настройка отправки SMS». Флаг «Использовать отправку SMS через HTTP сервис» при этом должен быть включен.

Элемент справочника «Настройка отправки SMS» представляет собой форму, в которой необходимо ввести адрес используемого сервиса, метод, тип и текст запроса. Проверить сервис перед этим можно при помощи расширения RESTED в браузере или программы Postman. Если запрос проходит проверку, то необходимо ввести аналогичные данные в системе Итилиум. 

Заполнение полей, описанных выше, происходит с помощью тегов: «%телефон%», «%тема%», «%тело%». 

> Следующий раздел «Настройка мобильного приложения «Итилиум+»

<  Обратно к оглавлению