Функционал архивации документов доступен для пользователей версии системы Итилиум «Itilium. Enterprise Service Management (ESM)». Подробнее о версиях системы Итилиум — в разделе «Версии».
Смотрите видео с демонстрацией результатов архивирования.
Процесс архивирования состоит из 2 этапов:
Документы, которые удаляются на втором этапе, могут быть следующих типов:
Список документов, которые будут удалены, подготавливается в результате анализа. Для предварительного анализа берутся все связанные документы для каждого из документов, которые должны быть заархивированы.
Граф строится следующим образом: от каждого рассматриваемого документа переходим к корневому документу по полю «Главный документ», а затем от корневого ко всем связанным документам. Все связанные документы в графе должны быть закрытыми, последняя дата изменения состояния этих документов должна быть до даты архивирования (текущая дата минус срок архивирования документов) и, если всё совпадает с условиями, тогда архивируются все документы из этого графа.
В примере графа текущим проверяемым для архивирования документом является документ «Обращение 2». У него есть главный документ «Релиз 1», у которого главных документов нет. У документа «Релиз 1» есть связанные документы «Обращение 1» и «Обращение 2», а у тех есть связанные документы «Наряд 1», «Наряд 2» и «Наряд 3», у которых нет связанных документов. Граф построен. Эти документы будут удалены в случае, если они все закрыты и дата последнего изменения состояния всех этих документов меньше, чем дата архивации.
Каждый выбранный для архивирования документ будет удален следующим образом.
Как настроить архивирование документов
В первую очередь, нужно развернуть и настроить архивную базу.
Шаг 1. Необходимо развернуть архивную базу, сделав копию основной базы. Важно, чтобы конфигурация, расширения и флаги функциональных блоков в параметрах системы основной и архивной базы были идентичными (при обновлении конфигурации основной базы необходимо обновлять конфигурацию и архивной базы, а также поддерживать идентичность расширений и флагов функциональных блоков в параметрах системы).
Шаг 2. В развернутую архивную базу ввести ключ активации функционала в параметрах системы.
Ввод ключа активации в архивной базе
Шаг 3. В конфигураторе добавить пользователя, под которым будет проводиться архивация, и назначить ему полные права.
Создание пользователя для архивации
Шаг 4. Опубликовать архивную базу на веб-сервере. Проверить, чтобы стоял флаг возле http-сервиса «DocumentsArchive».
Публикация архивной базы
В основной базе сделать следующее.
Шаг 1. В разделе «Общие» в «Параметрах системы» должен стоять флаг около пункта «Архивация документов».
Шаг 2. Открыть настройки архивации: «Параметры системы» — Раздел «Общие» — Вкладка «Прочие настройки» — «Настройки архивации документов».
Параметры системы
Шаг 3. В настройках указать адрес веб-сервера, где была опубликована архивная база, указать наименование публикации архивной базы, созданного в архивной базе пользователя и его пароль, а также срок, старше которого закрытые документы будут архивироваться.
Параметр «Количество архивируемых документов за один запуск регламентного задания» определяет, сколько документов из основной информационной базы удалится за один запуск регламентного задания.
Параметр «Количество фоновых заданий» определяет, сколько будет создано фоновых задач в пределах одного регламентного задания. Полученные для удаления документы делятся между фоновыми задачами, и каждая фоновая задача удаляет свою порцию документов в отдельном потоке.
После записи будет показано сообщение, было ли успешно соединение с указанной веб-публикацией.
Проверка настроек архивации
Шаг 4. Необходимо в плане обмена «Архивация документов» открыть узел с пустыми полями «Код» и «Наименование» и заполнить их. Например, поле «Код» заполнить значением «AA» и поле «Наименование» заполнить значением «Этот узел». Второй узел, отвечающий за архивную базу, создастся автоматически при первом запуске регламентного задания с кодом «BB» и наименованием «Узел архивной базы».
План обмена «Архивация документов» (рис. 1)
Узел с пустыми полями «Код» и «Наименование» (рис 2)
Заполнение кода и наименования узла (рис. 3)
Шаг 5. Открыть «Настройки архивации документов» в Параметрах системы, нажать кнопку «Начать регистрацию изменений» и на вкладке «Регламентное задание» добавить регламентное задание «Поместить документы в архивную базу».
Добавление регламентного задания «Поместить документы в архивную базу»
