Веб-портал для обращений потребителей услуг

При помощи веб-портала, связанного с системой Итилиум, можно организовать работу с любым числом клиентов через web-интерфейс. Это позволяет в разы сократить количество клиентских лицензий 1С, необходимых для работы в системе, — ведь для каждого пользователя теперь не нужна отдельная лицензия.

Портал по сути является простым и удобным личным кабинетом для потребителей услуг и/или клиентов, которых вы обслуживаете с помощью Итилиум. Через портал инициатор может отправить обращение, которое моментально попадет в информационную базу системы Итилиум и будет маршрутизировано на исполнителя.

Интерфейс портала прост, а потому удобен для клиентов даже с минимальным пользовательским опытом. На портале потребитель услуг имеет доступ только к своим заявкам, может регистрировать новые обращения, отслеживать результаты их выполнения, писать комментарии по ходу выполнения заявок, а также ставить оценку по факту их выполнения.

Инициатор обращения видит список своих заявок (включая тему, номер, дату создания, дату изменения, крайний срок и состояние — например, «зарегистрирована», «в работе», «выполнена» и др.). В отдельных вкладках можно посмотреть все открытые обращения, а также те, что требуют вашего внимания (например, когда нужно подтвердить исполнителю факт выполнения работ и поставить оценку).

На портале предусмотрен поиск. И, что важно и, несомненно, будет удобно в работе, портал адаптирован для мобильных устройств.

Работа с веб-порталом доступна с версии Итилиум не ниже 4.5.3.6. Чтобы узнать, доступна ли вам возможность работы с порталом, напишите нам.

portal03yes

Улучшен интерфейс «большой системы»

Начиная с нового релиза Итилиум появилась возможность масштабирования форм основных документов системы — «Обращение» и «Наряд». Помимо пиктограмм теперь есть пояснения назначения кнопок. Таким образом, работа с формами стала удобнее.

001
002

Добавлена настройка пользователя, позволяющая скрыть или отобразить кнопки командной панели в формах документов и формах списка документов «Обращение» и «Наряд» в зависимости от значения настройки. Это сделано, чтобы разгрузить интерфейс, скрыв реже используемые функции, которые тем не менее остались в быстром доступе при нажатии кнопки «Еще».

Новые пользователи, которые начнут работать в системе Итилиум с версии 4.5.3.6, получат доступ к «облегченному» интерфейсу по умолчанию. Пользователи, которые привыкли к «старому» интерфейсу и, возможно, не захотят менять привычки, смогут работать в привычной среде, а при желании перейти к «облегченному» варианту — самостоятельно настроить интерфейс. Это можно сделать в разделе «Администрирование — Настройки пользователя — Форма редактирования настроек» с правами администратора.

0201

Настройка используемого функционала в «Параметрах системы»

Как известно, в системе Итилиум реализован ряд процессов ITIL®, а также дополнительные процессы, необходимые для полноценного оказания услуг заказчикам.

Процессы ITIL в Итилиум

Новая настройка, доступная с релиза 4.5.3.6, позволяет подключать необходимый или отключать неиспользуемый функционал в рамках процессов в едином интерфейсе «Параметров системы». Для этого при настройке процессов в системе Итилиум вам необходимо зайти в раздел «Администрирование — Параметры системы», выбрать в дереве объектов раздел «Общие» и проставить флаги напротив тех процессов, которые вы планируете использовать в системе.

Таким образом, вы можете настроить Итилиум в зависимости от часто используемого в вашей компании функционала и скрыть из интерфейса функционал тех процессов, которыми вы пока не пользуетесь.

Допустим, вы часто используете документы «Обращение», «Наряд», а другие документы — «Проблема», «Изменение», «Релиз», «Событие» и всё, что с ними связано, — вы пока не используете. Теперь достаточно в «Параметрах системы» снять флаги с подсистем «Управление проблемами», «Управление изменениями», «Управление релизами» и «Управление событиями», и данные подсистемы скроются и не будут доступны, пока вы не захотите подключить их вновь.

0301
0302

Расширен функционал механизма «Напоминания»

Напоминания по документам через правила обработки В Итилиум версии 4.5.3.6 расширен функционал механизма «Напоминания». Теперь вы можете создавать напоминания через правила обработки документов. Например, вам необходимо, чтобы при записи существующего документа «Обращение» формировалось напоминание на ответственных сотрудников относительно крайнего срока выполнения задачи или заявки. Вам достаточно создать правило обработки, указать вид действия и через «Мастер создания напоминания» создать напоминание. В описание напоминания можно поместить теги по документу для большей информативности.

Время установки напоминания может быть выбрано при помощи задания расписания: 

  • в зависимости от крайнего срока документа, 
  • в указанное время, 
  • периодически.

Напоминания по серийным номерам номенклатуры. В новой версии Итилиум добавлен механизм создания напоминаний по серийным номерам номенклатуры. Данный функционал будет удобен для специалистов, в обязанности которых входит контроль дат окончания гарантии по серийным номерам активов и КЕ. Помимо этого, в системе появился новый отчет раздела «Активы 2.0» — «Серийные номера номенклатуры», который позволяет отслеживать параметры номенклатуры и созданные по ним напоминания.

Пакетное сохранение файлов

Сохранение нескольких прикрепленных файлов в документах. В Итилиум версии 4.5.3.6 реализована возможность пакетного сохранения нескольких прикрепленных файлов из документа. В видео ниже показан способ одновременного сохранения прикрепленных файлов с помощью клавиш Shift или Ctrl.

Шрифты по дефолту

Выбор шрифта текста при применении команды очистки форматирования. Теперь вы можете не только очистить от форматирования поле документа, но и выбрать необходимый шрифт, который будет «по умолчанию» применяться к тексту после очистки форматирования. Чтобы установить шрифт по умолчанию, зайдите в раздел «Администрирование и настройки», выберите подраздел «Параметры системы», в дереве объектов выберите пункт «Общие», перейдите на закладку «Прочие настройки» и выберите пункт «Форматированные документы». Устанавливая шрифт по умолчанию, вы можете выбрать один из списка системных шрифтов, а также указать его начертание и размер.

Отложенные уведомления в правилах обработки. Чтобы повысить качество обработки обращений, мы добавили возможность настройки более гибкого механизма уведомлений исполнителей о стоящих перед ними задачах. Теперь при помощи механизма отложенных уведомлений можно формировать уведомления: 

  • по документу «Обращение» — по прошествии определенного времени от момента создания документа или до крайнего срока; 
  • по документу «Наряд» — в зависимости от плановой даты окончания работ, указывая время в часах или процентах.

Возможность добавления получателей «копии» письма в оповещаемые лица при нетиповой регистрации обращений по почте. Если у вас в системе настроена нетиповая регистрация обращения по почте, то раньше вы могли столкнуться с проблемой, когда в оповещаемые лица по документу «Обращение» нельзя было добавить получателей «копии» письма. Теперь эта проблема устранена. В новой версии системы при помощи мастера создания «кода автоматического действия» вы можете добавлять всех получателей «копии» письма в число оповещаемых лиц по документу «Обращение».

Новое в мобильном приложении «Итилиум+»

История документов в мобильном приложении стала более информативной. Внесены изменения в функционал «Истории документа» в мобильном приложении «Итилиум+». Возросло количество реквизитов, которые отображаются в истории документа. Это позволяет более подробно ознакомиться с историей документа, находясь в удалении от основного рабочего места, используя только смартфон. Помимо этого, реализовано отображение измененных полей.

К примеру, в истории документа вы теперь можете отследить: 

  • изменение состояния, 
  • изменение приоритета, 
  • изменение услуги, 
  • смену ответственного, 
  • смену рабочей группы, 
  • изменение динамического приоритета и др.

Изменения полей «Описание», «Решение», а также состояния документов прямо из формы списка документов. Скажем, вам нужно изменить решение по документу «Наряд» и перевести документ в состояние «Закрыто». Раньше для этого вам необходимо было потратить время на открытие документа, изменение необходимого поля и состояния документа. Теперь вы можете сделать это прямо из формы списка документов. Так, открыв список документов «Наряд», вы можете одновременно изменить поле «Решение» и состояние документа. Если вам необходимо изменить только состояние документа, вы также можете сделать это из формы списка.

Подробнее об основном функционале мобильного приложения «Итилиум+» — на странице «Поддержка».

Как скачать самый свежий релиз Итилиум 4.5.3.6 со всеми полезными изменениями? Как начать работать с мобильным приложением «Итилиум+»?

Скачать новую версию системы можно на форуме поддержки, доступ на который открыт для пользователей, заключивших договор информационно-технологического сопровождения системы Итилиум.

Не стоит забывать и о том, что при приобретении системы Итилиум вы получаете 6 месяцев льготной (бесплатной) поддержки, которая в том числе предусматривает активацию модуля обмена данными с мобильным приложением «Итилиум+» (в рамках этого периода мы подключаем до 10 пользователей). Заявку на приобретение системы вы можете сделать на странице «О продукте».

Заключая договор сопровождения, вы получаете:

  • регулярные обновления системы (больший релизы, выходящие ориентировочно 1 раз в квартал, и bug-fix расширения, выпускаемые раз в две недели);
  • доступ на закрытый форум поддержки Итилиум, где вы становитесь частью сообщества пользователей, можете обмениваться информацией, читать WIKI IT и полезные для вас темы обсуждения, направлять свои предложения по развитию системы в банк идей Итилиум, который изучают наши разработчики в процессе подготовки новых релизов.

Помимо этого, информационно-технологическое сопровождение может включать в себя следующие возможности (в зависимости от выбранного вами тарифа):

  • активация обмена данными между большой системой Итилиум и мобильным приложением «Итилиум+»;
  • консультации наших специалистов, сертифицированных по ITIL®, на форуме Итилиум или по email;
  • дополнительные возможности по настройке бизнес-процессов и типовых отчетов Итилиум.

С 2019 года действуют новые тарифы поддержки Итилиум:

  • «Интроверт» — для тех, кому нужно именно мобильное приложение,
  • «Экстраверт» — для тех, кто больше ценит живые консультации,
  • «Универсал» — для тех, кто хочет получить все возможности поддержки Итилиум.

Подробнее обо всех условиях и возможностях информационно-технологического сопровождения системы Итилиум — на странице «Поддержка» этого сайта

Запишитесь на наш еженедельный бесплатный вебинар, чтобы узнать больше о всех возможностях экосистемы Итилиум.

Остались вопросы? Звоните нам по телефону +7 (499) 271-30-77 или пишите на адрес: info@itilium.ru

Анонс следующего релиза Итилиум

Выпустив релиз 4.5.3.6, команда Итилиум уже приступила к работе над следующей серией обновлений системы. Для этого наши специалисты внимательно изучили раздел «Идеи» на форуме сообщества пользователей Итилиум, и некоторые из этих идей уже взяты на вооружение.

Что же готовит нам релиз 4.6.1.1, выход которого планируется в августе?

1. Расширенный поиск документов. Планируется расширить возможности стандартного поиска документов в формах списка через быстрые отборы по полям «Описание» и «Решение». Данная функция позволит выполнять поиск документов без стандартного ограничения в 200 символов. Мы уже даже записали видео о том, как это будет.

2. Расширение контекста пользовательской функции. Мы планируем расширить возможности обработки почтовых сообщений, добавив в пользовательскую функцию новый параметр. Его применение позволит расширить список операций с входящей почтой за рамки стандартных. Фактически пользователь сможет по своему усмотрению использовать данные, содержащиеся в структуре письма, для последующей обработки и настройки тех или иных сценариев действий.

3. Распространение настроек на категории пользователей. Для распространения загружаемых настроек на определенную категорию пользователей (например, «Заказчики», «Сотрудники») будет добавлен критерий «Категория пользователей» в условия отборов в форме «Сохранение/Загрузка настроек форм». Данный критерий позволит задавать настройку пользователям в зависимости от их категорий.

Ближайшие планы развития мобильного приложения «Итилиум+»

1. Разграничение доступа к типам документов в мобильном приложении. Для скрытия различных документов в профиле настроек мобильного приложения тонкого клиента будет добавлена настройка «Недоступен в МП». Она позволит скрыть неиспользуемый функционал и тем самым поможет облегчить и ускорить работу пользователя с приложением.

2. Цветовая маркировка списков в мобильном приложении. В настройки отборов мобильного приложения планируется добавить «Настройку раскраски». Цветовая маркировка упростит сортировку документов по приоритету, состояниям, дедлайну, поможет пользователю определять наиболее приоритетные задачи, а также состояние их выполнения в режиме реального времени.