Система Итилиум имеет функциональные возможности по ведению оперативного финансового учета деятельности по предоставлению ИТ-услуг.
Процесс «Управление ИТ-финансами»
Управление ИТ-финансами включает в себя следующие моменты.
- Бюджетирование (планирование затрат, мониторинг расходов).
- Учет затрат (прямых затрат по нарядам в разрезе статей бюджета с учетом трудоемкости и списываемых материалов, запасных частей).
- Учет нарядов, выполненных персоналом подрядчиков в разрезе предоставленных услуг и обслуживаемых ими конфигурационных единиц (КЕ).
Ведение бюджета всегда ориентируется на задачи управления ИТ-организацией. Форма бюджета должна соответствовать задачам точного планирования, прозрачности затрат и учитывать требования законодательства и корпоративной системы учета затрат.
Подсистема управления финансами
Подсистема управления финансами реализует процесс управления финансами, включая составление бюджета и определение затрат ИТ-организации на оказание услуг.
Для работы с подсистемой управления финансами перейти в соответствующий раздел «Управление финансами».
Подсистема управления финансами включает в себя:
- справочник «Статьи бюджета»;
- документ «Бюджет».
Справочник «Статьи бюджета»
Данный справочник доступен только при включенной настройке «Управление финансами» в обработке настроек параметров системы. В справочнике перечисляются все статьи бюджета, которые могут быть использованы при составлении бюджета. Справочник доступен по ссылке «Статьи бюджета» панели навигации раздела «Управление финансами».
Реквизиты элемента справочника:
- «Наименование статьи» — название статьи бюджета;
- «Код статьи» — код статьи бюджета;
- «Знак статьи» может принимать одно из двух возможных значений: (1) — статья доходов, (-1) — статья расходов.
Справочник используется при заполнении документов «Бюджет», «Наряд», справочников «Каталог услуг» и «Сотрудники».
Справочник «Статьи бюджета»
Документ «Бюджет»
Документ «Бюджет» доступен только при включенной настройке «Управление финансами» в обработке установки параметров системы. Документ доступен по ссылке «Бюджет» панели навигации раздела «Управление финансами».
Для того чтобы организовать в системе возможность автоматизированного ведения бюджета по статьям, требуется:
- к элементам справочника «Каталог услуг» на вкладке «Статьи бюджета» привязать статьи бюджета (справочник «Статьи бюджета»);
- в элементах справочника «Сотрудники» на вкладке «Стоимость ресурса» необходимо указать для сотрудника статью бюджета (на которой отражается стоимость ресурса) и стоимость ресурса в час;
- в документах «Наряд» необходимо заполнять данные на вкладке «Расходы», там следует перечислять все статьи бюджета и их суммовые значения, которые необходимы для выполнения данного наряда.
Документ «Бюджет» предназначен для ведения бюджета доходов и расходов организации (если это поставщик услуг), либо бюджета ИТ–подразделения в контексте данных системы, с возможностью учета проектных работ.
На форме документа размещены следующие реквизиты:
- «Номер документа» — номер бюджета;
- «Дата составления документа» — дата создания бюджета;
- «Дата начала периода» — начало периода, на который составляется бюджет;
- «Дата окончания периода» — конец периода, на который составляется бюджет;
- «Описание» — описание бюджета;
- «Тип бюджета» — может принимать одно из двух значений: «Бюджет подрядчика» (имеет иерархию таблиц Клиенты/Услуги/Статьи бюджета) и «Бюджет заказчика» (имеет иерархию таблиц Услуги/Клиенты/Статьи бюджета).
Вкладка «Сервисная часть» документа «Бюджет»
При необходимости можно сформировать отчет по текущему бюджету, для этого нужно нажать на кнопку «Отчет по бюджету».
Бюджет состоит из двух частей — сервисной и проектной.
Сервисная часть формируется на основании данных системы и содержит три таблицы.
- Таблица «Клиенты» — в эту таблицу добавляются клиенты, по данным которых необходимо сформировать бюджет. Также здесь показываются плановые и фактические суммы по этому клиенту. В таблицу можно добавлять клиентов при формировании бюджета подрядчика. При формировании бюджета заказчика кнопка «Добавить» недоступна.
- Таблица «Услуги» заполняется автоматически в соответствии с выбранными клиентами из документов «Соглашение об уровне услуг», которые с ними заключены. Также здесь показываются плановые и фактические суммы по каждой услуге. В таблицу можно добавлять клиентов при формировании бюджета заказчика. При формировании бюджета подрядчика кнопка «Добавить» не доступна.
- Таблица «Статьи бюджета» содержит данные по статьям бюджета. При нажатии на кнопку «Заполнить план по прошлому периоду» происходит заполнение полей «Код статьи», «Статья бюджета», «План по нарядам» значениями, взятыми из выбранного документа «Бюджет». При нажатии на кнопку «Заполнить факт по нарядам» происходит заполнение поля «Факт по нарядам» значениями, взятыми из нарядов, работы по которым велись в период составления бюджета.
Проектная часть полностью формируется вручную и предназначена для учета доходов и расходов по проектным работам. Вкладка «Файлы» предназначена для прикрепления файлов к документу.
Вкладка «Проектная часть» документа «Бюджет»
